Виды копий документов

Последние десятилетия характеризуются быстрым проникновением информационных технологий во все сферы управленческой деятельности, в особенности – комплексной автоматизации в области информационно-документационного обеспечения управления и делопроизводства. Подавляющее большинство документов сегодня создается и хранится в электронном виде в компьютерных сетях, что сделало особенно актуальной проблему организации упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.
Важным и обязательным условием работы с электронными документами и базами данных является их копирование и размножение. Также особое значение имеет резервное копирование, которое может осуществляться на разнообразных носителях и варьироваться по форме. Общий смысл – иметь возможность в случае необходимости восстановить оригинал электронного документа.
Принципиальное отличие электронного документа от документа на бумаге, облегчающее обеспечение его сохранности, состоит в том, что такой документ, существуя в электронной форме, может неограниченно дублироваться и переноситься с одного носителя и на другой без малейшего ущерба для самого документа.
Процесс документирования обычно связан с необходимостью копирования и размножения составленных документов. По оценкам американских специалистов, объем копировальных работ в офисе составляет 23% всего объема работ с документами (64% приходится на печать и 13% - на функции факса) .
Целью данной работы является изучение основных видов копий документов, а также способов и средств их копирования и размножения.
Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:
- изучить понятие и выявить виды копий документов;
- определить порядок оформления и заверения копий документов;
- раскрыть нормативное регулирование выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав граждан;
- описать способы копирования документов;
- выявить средства оперативной полиграфии документов;
- раскрыть организацию и технологию...

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. КОПИИ, ИХ ИСТОРИЧЕСКОЕ РАЗВИТИЕ И ВИДЫ 8
1.1. Понятие и виды копий документов 8
1.2. Оформление и заверений копий документов 10
1.3. Нормативное регулирование выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав граждан 16

ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 18
2.1. Способы копирования документов 18
2.2. Средства оперативной полиграфии 22
2.3. Размножение конфиденциальных документов 26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 29
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 31
ПРИЛОЖЕНИЯ 34

Таким образом, понятие «копия» связано с размножением, повторением документа любого вида. Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Развитие средств оргтехники привело к широкой дифференциации понятия «копия» (автоматические, факсимильные и т.д.). Также копии различаются в зависимости от того, каким образом они удостоверены (нотариальные, официально заверенные, простые заверенные, незаверенные, дипломатические).
Особый вид копий – дубликат – копия, имеющая силу подлинника, оформляется на документы, которые выпускаются в единственном экземпляре (аттестат, диплом, свидетельство о рождении и др.).
Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.
Операции копирования и размножения документов очень распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства. Дня получения небольшого количества копий целесообразно пользоваться средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании - средствами размножения документов (оперативной или малой полиграфии). Их принципиальное отличие заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала.