Унификация текстов документов

В настоящее время, в связи с увеличением объема информации, создающейся и циркулирующей в сфере управления, а также возросших требований к оперативности принятия управленческих решений, особое значение придается совершенствованию документационного обеспечения управления и созданию унифицированных систем документации различного уровня. Одним из важнейших направлений совершенствования управленческой документации является унификация текстов документов.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Унификация текстов документов это исторически обоснованный, объективный процесс, вытекающий из условий функционирования документов в системе управления и зависящий от таких факторов как: конкретных официальных взаимосвязей, которые неизбежно возникают в деятельности любой системы управления и регламентируются правовыми нормами, тематической ограниченности круга решаемых учреждением вопросов, определяемой функциями и правами учреждения, структурного подразделения или должностного лица повторяемости управленческих ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости в однотипных управленческих документах.
Также унификация текстов рассматривается в настоящее время как организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления, что достигается путем сокращения времени на составление документов и их восприятие, обеспечения оптимальной плотности записи, возможности выборочного чтения, организации многоаспектного поиска информации и приспособления документации к обработке средствами организационной и электронно-вычислительной техники.
А целью унификации документов является сокращение количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным...

Таким образом, унификации текста документа в настоящее время уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.
Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация – это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.