Управление документами в строительной организации

На стратегическом уровне управления осуществляется процесс планирования. Каждый заместитель руководителя организации планирует работы по своему на-правлению деятельности, организует, контролирует, анализирует их выполнение на основе информации, которая поступает от руководителей координируемых струк-турных подразделений, представляет отчеты и вносит предложения по совершенст-вованию своего вида деятельности.
На тактическом уровне (уровне подразделений) под руководством начальни-ков подразделений идет выполнение запланированных работ - осуществляются процессы жизненного цикла продукции и процессы их поддержки (обеспечения). Начальники анализируют ход работ на основе информации, получаемой от испол-нителей, и представляют отчеты заместителю директора, которому подчиняются.
В 90-е годы понятие «управление документацией» все чаще встречается в на-учных публикациях, особенно в компьютерных изданиях, которые часто использу-ют дословные переводы английских терминов. Однако лишь в некоторых публика-циях делается попытка понять содержание этого емкого понятия, его значение для документоведения как научной дисциплины и для практического применения дан-ного термина. Уместно привести определение, подготовленное терминологической группой Международного совета архивов: «под управлением документацией пони-мается область общего административного управления, направленная на экономное и эффективное создание, использование и хранение документов в течение их жиз-ненного цикла».
На современном этапе процесс управления документами стремятся полностью автоматизировать с помощью новых информационных технологий (НИТ). Их ис-пользование позволяет сократить издержки на управление. На сегодняшний день со-здано множество программ как зарубежного ("Office Media"), так и отечественного производства ("Делопроизводство") [6;c.57].
В Ангарском филиале ОАО «СХНРС» организовано на основе централизации. Все операции связанные с документами проходят через делопроизводителя.
Делопроизводитель...

Организация работы с документами является важной составной частью про-цессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с управлением документа-ции на предприятии.
Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствием этого закономерно является появление документов низкого ка-чества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них инфор-мации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений
Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, ис-пользование ее небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска возможностей овладения и управ-ления документированной информацией.
Документированная информация составляет основу управления, его эффек-тивность в значительной степени базируется на производстве и потреблении ин-формации. В условиях современного общества информация стала полноценным ре-сурсом производства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах эко-номической деятельности, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку ин-формация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечи-вая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
Информация, как известно, концентрируется в документах, которые придают информации организационную форму, перемещают ее во времени и пространстве, именно документы и документная информация лежат в основе управленческих ре-шений и являются их материальным воплощением, обеспечивают...

Процесс управления организацией базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, являет-ся основой принятия любого решения. Документы являются важнейшими носителя-ми информации и составляют основу информационной среды любой организации.
Для выполнения своих функциональных обязанностей руководители разных уров-ней управления и исполнители используют различные документы: законодательные,
организационные, распорядительные, информационно-справочные, кадровые, пла-ново-финансовые.
Документ, отобразив информацию, обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к документу во времени. Поэтому документация играет ведущую роль в управлении организацией, так как с помощью документов фиксируются все факты хозяйствен-ной жизни, на их основе принимаются управленческие решения.
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к документу во времени.
Итак, из всего вышесказанного можно сделать вывод, что документация игра-ет ведущую роль в управлении организацией, так как с помощью документов фик-сируются все факты хозяйственной жизни, на их основе принимаются управленче-ские решения.
Цель управления документами на предприятии - создание и управление аутен-тичными, достоверными и пригодными для использования документами, которые способны поддерживать эффективность деятельности организации на протяжении всего периода ее жизненного цикла.
Итак, управление документацией как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документов — до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации орга-низации.
Во второй главе дипломной работы была...