Правила обработки входящих документов

Входящие документы - это официальные документы, поступающие в организацию или учреждение. Направление движения поступающих документов и технология их обработки зависят от того, кто является автором документа (вышестоящее учреждение, подведомственная организация или организация, не находящаяся в соподчиненной связи с вашей организацией), от значимости и сложности вопросов, составляющих его содержание, а также от структуры организации и сложившейся в ней системы делопроизводства
Например, документы могут являться ответными (т. е. полученными в ответ на письма-запросы вашей организации) или инициативными. Имеет значение и то, требуют ли входящие документы ответа или они присланы для сведения. Однако, несмотря на указанные особенности и специфику ведения дел в конкретных организациях, в основе работы с поступающими документами лежат типовые технологии

Таким образом, технология обработки службой ДОУ поступающих в организацию документов практически завершается передачей их конкретным исполнителям. Проставление отметки об исполнении докумен¬та и дальнейшее помещение его в дело - это задача самого исполнителя или ответственного за делопроизводство работника соответствующего структурного подразделения. Исключение составляют небольшие орга¬низации, где все делопроизводственные операции осуществляются се¬кретарем, которому исполнитель может передать исполненный документ для его помещения в дело.
Характер исполнения может быть различным в зависимости от содержания и назначения документа. Ряд документов не требует письменного ответа. Они содержат указания, инструкции, просьбы по выполне¬нию каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий).
В этом случае на исполненном входящем документе ставится отметка о произведенных действиях, например «Проведены переговоры. 15.10.2009» или «Проведены консультации с компанией "КРОНА"».
Информация других документов требуется для ознакомления со-трудников с реальным положением дел, например с результатами реше¬ния каких-либо вопросов.
Служба документационного обеспечения управления проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников и на поступившем документе проставляет отметку "Принято к сведению", "Принято к руководству и т. п.