Электронный документооборот

Зачем организации переходить на электронный документооборот? Ведь не только потому, что это модно. К тому же это может оказаться довольно затратным делом, а как скоро окупиться? Как понять, что необходимость изменений в ведении делопроизводства настала? Статья написана с целью ответа на все эти вопросы, оценки преимуществ и недостатков для делопроизводителя, а также работающих с документами исполнителей. И давайте посмотрим, что принесет для организации в целом переход на электронный документооборот.
Еще пару лет назад даже профессионалы говорили о системах электронного документооборота как о "светлом будущем". Но жизнь оказалась стремительнее наших представлений. Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, и, что самое главное, интерес к ним непрерывно растет. Приступая к написанию этой статьи, мы ставили своей целью сделать краткий обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России, и дать ключ к выбору системы документооборота, наилучшим образом подходящей именно для вашей организации.

Первое что приходит в голову – очень, очень муторно закрывать регистрационные карточки документов работающим с ними исполнителям, учитывая, что на каждый документ создается отдельная карточка. Причем правильно закрывать (в срок, с отметкой об исполнении и т.д.). Без этого теряется эффект от использования электронного документооборота.
Система не редко зависает или работает не достаточно быстро (сидишь и смотришь на «зависший» экран), иногда что-то может «слететь» (срочно зовем администратора, значит, какое-то время потеряно).
И избавиться от этого не удается в течение всего времени (несколько лет уже) применения электронного документооборота. К тому же постоянно идут какие-то доработки используемого программного продукта. Денежные затраты на его покупку были не такие уж маленькие, в процессе эксплуатации системы тоже появляются дополнительные затраты.
Новые люди в организации не в состоянии сразу полноценно ринуться в круговорот работы – сначала обучение принципам электронного документооборота с использованием установленной системы. Имеется в виду, что приходится обучать не только делопроизводителя, а вообще всех вновь принятых и имеющих доступ в организации сотрудников к компьютеру. Здесь еще следует учитывать сопротивление людей нововведениям.
Тем не менее, несмотря на все отрицательные стороны, сейчас представить себе работу в офисе без системы электронного документооборота просто немыслимо.