Организация архивного хранения документов в учреждении

Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разде-лить на две основные группы: государственные и ведомственные. Государ-ственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в це¬лях их всестороннего использова-ния. Государственные архивы хра¬нят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение историчес¬кой науке. Поэтому государственные архивы иногда называют ис¬торическими [13;c.10].
сновными задачами архива организации являются [19]:
1.Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве.
2.Учет и обеспечение сохранности документов.
3.Создание научно-справочного аппарата к документам архива
4.Использование хранящихся в архиве документов.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая ито¬говая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера от-сутству¬ющих дел. Номера отсутствующих дел перечисляются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины отсутствия — в прилагае¬мой к названному акту справке.
Часто на предприятиях отсутствует нормативно-методическое обеспе-чение работы архива, которое включает в себя наличие на предприятии госу-дарственных и ведомственных нормативных документов и литературы по ар-хивному делу, а также разработку на предприятии локальной нормативной базы. Можно перечислить следующие рекомендации по созданию системы локальной нормативной документации [11]:
Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждо-му стеллажу хранилища.
В одном архиве могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные докумен-ты на магнитных лентах и дисковых...

Один из важнейших резервуаров памяти человечества - архивы. Слово «архив» употребляется во многих значениях: 1) архив - учреждение или структурная часть организации, осуществляющая прием, хранение документов и их использо¬вание в различных целях (государственный архив, муниципаль¬ный архив, ведомственный архив и т. п.); 2) архив - приве¬денное в порядок собрание документов, образовавшихся в про¬цессе деятельности учреждения или отдельных лиц.
В настоящее время трудно представить полноценную работу любой современной компании, у которой нет собственного архива.
Каждая организация, будь то крупная компания, маленькая фирма или предприятие, рано или поздно сталкивается с необходимостью совершенст-вовать работу архива и создать функциональный и удобный в использовании архив всех всей своей документации. Тем не менее, как только работу ком-пании начинает тормозить бумажная волокита, неразбериха в делопроизвод-ственных процессах, как только на поиски нужного документа у сотрудников начинает уходить большая часть рабочего времени, так сразу руководители компаний начинают задумываться об оптимизации работы архива организа-ции.
Тема дипломной работы является актуальной на сегодняшний день, так как очень мало внимания уделяют руководители соовременных фирм к архивам. Зачастую документы, хранятся в организациях ненадлежащим об-разом. Некоторые руководители частного бизнеса придерживаются мнения о том, что архивные документы и архивы нужны только государству в лице его фискальных, правоохранительных и судебных органов или представителям исторических наук, а для самих организаций являются обузой. Часто на предприятиях отсутствует нормативно-методическое обеспечение работы ар-хива, которое включает в себя наличие на предприятии государственных и ведомственных нормативных документов и литературы по архивному делу, а также разработку на предприятии локальной нормативной базы.
Цель дипломной работы - проанализировать организацию архивного хранения МСЧ № 28 города...

В первой главе дипломной работы была рассмотрена деятельность ар-хивов предприятий. Было выяснено, что архив предприятия может функцио-нировать на правах самостоятельного структурного подразделения или структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия. К органи-зационно-распорядительным документам архива организации относятся: по-ложение об архиве предприятия, штатное расписание, инструкции по осуще-ствлению повседневной деятельности архива и ее отдельным направлениям, должностные инструкции работников архива. Коротко охарактеризуем пере-численные документы.
Одной из проблем архивного хранения в организациях является то, что многие руководители считают, что архив не нужен организациям. Часто на предприятиях отсутствует нормативно-методическое обеспечение работы ар-хива, которое включает в себя наличие на предприятии государственных и ведомственных нормативных документов и литературы по архивному делу, а также разработку на предприятии локальной нормативной базы. Главной же проблемой работы архивов в организациях является отсутствие понимания, что управление архивом должно быть системным, постоянно совершенст-вующимся, основанным на осознании значимости архивной информации и ее управленческого потенциала.
Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для рас-крытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Итак, в рассматриваемый мед.архив ЦМСЧ-28, поступают медицин-ские документы со следующих отделений медсанчасти – из гинекологическо-го, травматологического, хирургического, лор. отделения и т.п. Архив нахо-дится в отдельном здании 60 кв.м. В архиве находится 45 деревянных стел-лажей. В архиве хранятся следующие документы:
1.Медицинские карты стационарного больного форма 003/у;
2.Журнал учета приема больных и отказов в госпитализации фор-ма 001/у.
3.Медицинская карта прерывания беременности форма 003-1/у.
4.Статистическая карта выбывшего из стационара круглосуточного...