Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства

Рассмотрим основные понятия в области документационного обеспече-ния управления. Итак, документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.
Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.
Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ пред-приятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.
Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.
Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и исполь-зования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.
Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.
Отличие делопроизводства от деловых процедур проще всего показать на примере из реальной жизни. Так, простая деловая процедура продажи то-вара клиенту может выглядеть следующим образом:
-клиент звонит в компанию для размещения заказа;
-заказ регистрируется в базе данных клиентов;
-выписывается счет на товар;
-счет передается в бухгалтерию;
-бухгалтерия получает деньги за товар, что фиксируется в бухгалтер-ской системе;
-товар отгружается со склада, что отмечается в складской базе данных;
-выписывается счет-фактура и накладная на товар;
-товар отгружается клиенту;
-счет-фактура...

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конку-рентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (Inte
ational Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. С этой целью в работу служб делопроизводства предприятия внедряются новые информационные технологии автоматизации документооборота.
В новые информационные технологии должны помогать в решении следующих задач:
-повышение эффективности управления бизнес-процессами (потоками задач и потоками информации) за счет...

Важнейшим технологическим процессом работы с документами в орга-низации является документооборот - движение документов с момента их создания или получения и до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Под документооборотом понимаются следующие процессы: регистрация документов, организация и контроль их рассмотрения и исполнения.
Электронный документооборот предполагает движение документов в электронной форме. В Федеральном законе "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ определены правовые условия использования электронной цифровой подписи, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.
До недавнего времени содержательная работа с документами была в значительной степени отделена от делопроизводства как технологической деятельности по изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов. Делопроизводством занимался специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий. В результате системы автоматизации делопроизводства, как правило, рассматривались именно как системы автоматизации деятельности этого технологического персонала.
Однако в последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами. Теперь вместо секретарей-машинисток документы изготавливают сами их авторы - с помощью персональных компьютеров, а нескольких нажатий клавиш компьютера достаточно для пересылки созданного документа по компьютерной сети - в соседнюю комнату или на другой континент.
Таким образом, лица, принимающие решения, стали непосредственными участниками технологий делопроизводства и документооборота, начиная с момента создания документа и вплоть...