Порядок формирования и оформления дел. Подготовка документов к архивному хранению.

Часто приходится сталкиваться с такой ситуацией, когда работники после исполнения документов (например, после отправления писем) складывают их копии в ящик стола, чтобы они были "всегда под рукой". Но документы накапливаются, и через какое-то время отыскать нужный практически невозможно.
Для организации желателен такой порядок хранения документов, при котором оперативно можно было бы найти нужную информацию для решения того или иного вопроса: ведь необходимость повторного обращения к документам часто возникает и после завершения работы с ними. Поэтому исполненные документы должны в определенном порядке подшиваться в папки (скоросшиватели, регистраторы), то есть помещаться в дела.

Первый этап подготовки документов к хранению заключается в проведении экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности необходима для того, чтобы выявить документы, которые подлежат дальнейшему сохранению или уничтожению. С этой целью составляется описи дел и описи документов дел
В небольших компаниях с процедурой подготовки документов к архивному хранению может справиться архивариус или уполномоченное лицо. Для того чтобы подготовить документы в крупных архивах, чаще всего необходима помощь высококвалифицированных специалистов из архивных компаний.
Определение места хранения документов
На данном этапе нужно установить место для хранения документов. Среди возможных альтернатив: хранение документов в офисе, сдача документов на внеофисное хранение и создание электронного архива.
Для того чтобы подготовить документы для хранения в офисе, необходимо грамотно организовать архивное пространство и обеспечить соответствующий температурный режим. Также на данной стадии нужно позаботиться о закупке архивных стеллажей, архивных коробов и папок.
Кроме того, нужно заранее позаботиться о том, чтобы дела должны были прошиты и переплетены. Ни в коем случае нельзя упаковывать документы в полиэтиленовые пакеты, так как это уменьшает сохранность бумаги. Во время формирования архива папки и короба подписываются, и самые важные поставить так, чтобы в случае необходимости обеспечить быстрый доступ к ним.
Передача документов на внеофисное хранение заключается в вывозе документов в хранилище сторонней архивной компании. Подготовка документов к хранению в данном случае минимальна, поскольку ответственность за это берет архивная компания. Главное во время перевозки – сохранить все документы в наличии. Подробнее читайте Внеофисное хранение документов.
При выборе электронного архива как способа хранения документов затраты коснутся сканирования документов. На основе сканированных образов создается база данных с системой поиска.
Подготовка документов к архивному хранению будет...