Роль службы ДОУ(документационное обеспечение управления) в деятельности организации

Введение


Для решения вопросов, касающихся документирования управленческой деятельности, документооборота, хранения и использования документов в организациях, создаются специальные подразделения (службы) или выделяются работники, ответственные за это направление деятельности. Традиционно эти службы назывались делопроизводственными, при этом названия подразделений в конкретных организациях отличались значительным разнообразием (управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т.п.).
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Цель данной работы заключается в теоретическом обосновании вопроса о роли службы ДОУ (документационное обеспечение управления) в деятельности организации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть роль службы ДОУ (документационное обеспечение управления) в деятельности организации;
- рассмотреть критерии оценки деятельности службы документационного обеспечения управления.
Теоретической базой исследования послужили следующие источники. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательства РФ. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов, Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов, Веселов П.В. Документы в сфере управления, ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, Ефимова О.А....

Заключение


На основании вышеизложенного мы пришли к выводу, что подавляющее количество документов создается именно в сфере управления, где все документы надо не только составить и оформить или получить из вне, но и учесть, передать по назначению, проконтролировать исполнение, сохранить, определить срок его дальнейшего хранения, передать в архив или уничтожить в соответствии с установленными правилами. Сегодня многие работы по составлению и оформлению документов, их обработке и хранению проводится с внедрением компьютерных технологий и требуют специальных знаний и умений. В любой организации документационное обеспечение управления возлагается на специализированное структурное подразделение, именуемое служба ДОУ. В небольших организациях такое структурное подразделение не создается, а вся работа с документами выполняется одним сотрудником. Но в любом случае правильное ведение делопроизводства любой организации это залог ее успешности, независимо от того выделено отдельное структурное подразделение, т.е служба ДОУ или ведется конкретным сотрудником. Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами в организации В процессе осуществления своих функций служба взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации. От того на сколько грамотно составлен и оформлен документ на прямую зависит решение вопроса, а от быстроты получении и обработки информации зависит своевременность принятия решения.
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
- контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота, количества...