«Деловая речь (встречи, переговоры)»

На современном этапе развития бизнеса и дипломатии, нам крайне важно понять серьёзнейший смысл проведения переговоров, встреч, различных форм общения, и т.д. Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предприни-мательской практике широко распространены деловые совещания, которые пред-ставляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных во-просов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конферен-ции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить сво-бодную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений. Чаще всего деловые совещания проводятся:
при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затра-гивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений органи-зации или фирмы
если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работ-ников.
Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» до-рогостоящее время, отрывая людей от основной работы. Это в своё время сказы-ваются на работоспособности всего предприятия. Развитие дипломатичных от-ношений в коммерческих структурах дает возможность получать все новые и но-вые перспективы в развитии. Поддержание основных тезисов и принципов обще-ния является основной задачей в деловом общении.

В добавление к вступлению, основной части и заключению ваша презента-ция должна включать в себя и время для ответов на возникшие у аудитории во-просы.
Хотя вы и должны по ходу выступления взаимодействовать с публикой, для ответов на вопросы нужно выделить время, которое зависит от цели вашего вы-ступления. Если цель - мотивировать или информировать, то данная часть может отсутствовать и может быть практически незапланированной. Если цель - убе-дить, то к периоду вопросов следует тщательно подготовиться, и отвести от 20% и более от общего времени выступления.
Кроме того, если аудитория маленькая и достаточно знакомая, то можно раз-решить им задавать вопросы по ходу презентации. Однако, лучше будет если вы отведете отдельное время для вопросов. Это поможет лучше контролировать пре-зентацию и избежать перескакивании с темы на тему. Прерывание хода предос-тавления аргументов испортит общее впечатление и принесет риск потери кон-троля над ситуацией. Так что лучше поправить аудиторию и отложить их вопро-сы на конец презентации.
При подготовке к данной части выступления необходимо попытаться преду-гадать возможные вопросы, попытаться дать на них ответы, чтобы вопрос не за-стал вас врасплох и поверг в длительное обдумывание.
Период задавания вопросов очень важен и позволяет вам определить, поняла ли аудитория ваши идеи.
Вот несколько советов по поводу поведения во время ответов на вопросы:
* Будьте подготовлены. Вы должны предугадать вопрос, знать на него ответ.
* Не игнорируйте вопрос. Если же все-таки вы не знаете ответа. Предложите во-прошающему подождать, найдите ответ на вопрос после презентации и сообщите его согласно обещанию.
* Не позволяйте вопрошающему становиться оратором. Если вы видите, что во-прошающий расходится, прерывайте его. Слушатели видят в вас лидера и вы должны победить в этом соревновании, чтобы не потерять контроль над ситуаци-ей и иметь успех.
* Не позволяйте слишком развернуто отвечать на вопросы. Этот период в презен-тации особенно...