Обязанности секретаря по организации хранения документов и их использованию.

Актуальность темы состоит в том что основной обязанностью секретаря является работа с документами, в том числе организация их хранения.
Деятельность секретаря включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление документов в стpуктуpные подpазделения, контроль за сроками исполнения документов, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, организация хранения исполненных документов .
При этом секретарь небольшого предприятия ведет основную документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии (принятым на предприятии порядком) и передает после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, организует хранение документов. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
При характеристике порядка хранения конкретных документов организаций различных организационно-правовых форм, секретарю необходимо иметь представление о системе нормативных правовых актов, регулирующих правоотношения по хранению документов, и общие положения архивного дела в России.
Подготовка секретарем исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или на уничтожение проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года. Первый этап подготовки документов к сдаче в архив заключается в определении сроков их хранения, который производится в процессе экспертизы научной и практической ценности документов.
Комплекс работ секретаря по организации хранения документов включает также регистрацию документов секретарем и их индексирование, формирование дел и составление номенклатуры дел, оформление дел.
Все поступающие в архив документы размещаются так, чтобы документы каждого структурного подразделения хранились в...