Методы предпроектного обследования на примере проектирования новой информационной системы оптимизации управления и делопроизводства.

Актуальность темы состоит в том, что для рационализации делопроизводства, например, для создания и внедрения любой автоматизированной системы управления компанией и делопроизводством в ней, в обязательном порядке предшествует тщательное предпроектное обследование текущего состояния организации работ в компании.
В ходе него получают следующие данные: анализ существующей инфраструктуры компании, информационная модель процессов протекающих на предприятие, которые должны быть автоматизированы., требования пользователей к автоматизированной системе и ее подсистемам, готовность управленческого персонала и пользователей к внедрению системы, укрупненные показатели стоимости работ по созданию корпоративной информационной системы, оценка рентабельности инвестиций в проект автоматизации.
Основные этапы предпроектного обследования :
· Анализ основных характеристик компании: общая характеристика компании, миссия и задачи компании, основные виды деятельности компании, оргштатная и топологическая структура компании, основные функции и результаты деятельности структурных подразделений, выявление и анализ существующих проблем и причин их возникновения, анализ информационных, финансовых потоков и документооборота по основным бизнес-процессам и функциям;
· Формализация системы документооборота и отчетности;
· Анализ текущего состояния автоматизации в компании;
· Разработка требований к организационной структуре компании, бизнес-процессов компании, составу и подсистемам информационной системы (ИС).
Для проведения эффективного предпроектного обследования необходимо правильно применять методы данного обследования.
Большинство методов, применяемых при этом обследовании, - это методы, заложенные в 20-е годы и получившие дальнейшее развитие, уточнение, детализацию в настоящее время.
Для предпроектного обследования при рационализации делопроизводства, используются следующие методы : изучение документов; метод наблюдения; фотография и самофотография рабочего дня; хронометраж;...