Этапы проведения, принципы и критерии экспертизы ценности документов

Приближение окончания текущего года, влечет за собой время подготовки документов, вышедших из оперативной работы, к длительному
хранению, а документов, срок хранения которых истек, - к уничтожению. Сколько лет хранится конкретный документ? Какие документы можно
уничтожить? Такие вопросы ежегодно встают перед секретарем, в обязанности которого обычно входит, помимо других, формирование и
хранение дел.
Вся информация, возникшая в процессе деятельности организации, на базе которой были приняты решения, шло управление фирмой,
организацией, учреждением, предприятием, была документирована, то есть представлена в форме документа на любом носителе, так как
только документированная информация, согласно законодательству, является информационным ресурсом, на который можно опираться и
учитывать при принятии решений. Устные обещания, особенно в настоящее сложное время, могут быть забыты. Поэтому в процессе работы
организации любой организационно-правовой формы в течение года образуется большое количество документов. Эти документы необходимо
систематизировать, хранить. Но хранение документов на бумажных носителях, а такие документы сегодня составляют подавляющий процент
всего объема документов организации, требует больших площадей и специальных сотрудников. В то же время ценность документов,
появившихся в процессе управленческой деятельности, неоднозначна. Информация в документах часто дублируется, первичные данные из
одних документов обобщаются и представляются в сводном виде в других. Следовательно, отпадает необходимость хранить все документы,
содержащие одни и те же данные. Кроме того, документы могут содержать информацию незначительную, предназначенную для разового
прочтения, после использования которой надобность в ней сразу отпадает. Таким образом, различные документы имеют разную ценность,
следовательно, не все должны сохраняться.
Сроки хранения документов устанавливаются в процессе экспертизы их научной и практической ценности. Эта...

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения
документов и отбора их на постоянное хранение.
Определение сроков хранения документов в текущем делопроизводстве начинается, в процессе составления номенклатуры дел - списка дел,
которые ведутся в организации в течение года.
Экспертиза ценности документов в любой организации проводится специально назначаемой приказом руководителя организации постоянно
действующей экспертной комиссией
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:
- при составлении номенклатуры дел;
- при подготовке дел, вышедших из оперативной работы, к длительному хранению или уничтожению;
- при передаче дел на хранение в государственные архивы.
В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются: временные - один год, три года, пять лет, десять лет;
долговременные - пятнадцать лет, семьдесят пять лет и т.д. или постоянный срок хранения.
Принципами экспертизы ценности документов являются: историзм, системность, целостность.
Критериями экспертизы ценности документов являются:
происхождение документа,
его содержание
внешние особенности: