Общие положения организации архивного хранения

Приближение окончания текущего года, влечет за собой время подготовки документов, вышедших из оперативной работы, к длительному
хранению, а документов, срок хранения которых истек, - к уничтожению. Сколько лет хранится конкретный документ? Какие документы можно
уничтожить? Такие вопросы ежегодно встают перед секретарем, в обязанности которого обычно входит, помимо других, формирование и
хранение дел.
Вся информация, возникшая в процессе деятельности организации, на базе которой были приняты решения, шло управление фирмой,
организацией, учреждением, предприятием, была документирована, то есть представлена в форме документа на любом носителе, так как только
документированная информация, согласно законодательству, является информационным ресурсом, на который можно опираться и учитывать
при принятии решений. Устные обещания, особенно в настоящее сложное время, могут быть забыты. Поэтому в процессе работы организации
любой организационно-правовой формы в течение года образуется большое количество документов. Эти документы необходимо
систематизировать, хранить. Но хранение документов на бумажных носителях, а такие документы сегодня составляют подавляющий процент
всего объема документов организации, требует больших площадей и специальных сотрудников. В то же время ценность документов, появившихся
в процессе управленческой деятельности, неоднозначна. Информация в документах часто дублируется, первичные данные из одних документов
обобщаются и представляются в сводном виде в других. Следовательно, отпадает необходимость хранить все документы, содержащие одни и те
же данные. Кроме того, документы могут содержать информацию незначительную, предназначенную для разового прочтения, после
использования которой надобность в ней сразу отпадает. Таким образом, различные документы имеют разную ценность, следовательно, не все
должны сохраняться.

Таким образом, в процессе деятельности любого хозяйствующего субъекта образуется большое количество документов, различных по ценности
и значимости. Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных актах, часть из
которых относится к корпоративному законодательству, часть - к законодательству об архивном деле, часть - к законодательству о
бухгалтерском учете. При этом преобладающее нормативное регулирование содержится в законодательстве об архивном деле, к нормам
которого имеются отсылки в актах как корпоративного законодательства, так и законодательства о бухгалтерском учете.
Основным законодательным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской Федерации».
Архивные документы подлежат хранению в течение сроков, установленных федеральным законодательством, иными нормативными
правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, утвержденных уполномоченными органами государственной власти,
внутренними документами организации
Для организации сохранности документов необходимо обеспечить оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
- предоставлением для ведомственного архива помещения и проведением планово - предупредительного ремонта помещений;
- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
- применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
- созданием оптимального температурно - влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно - гигиенических
мероприятий.
Размещение в хранилищах дел ведомственного архива должно быть рациональным и проводиться с учетом:
- создания оптимальных условий хранения для документов;
- ежегодного движения дел (прием и передача дел);
- оперативного использования документов.
Основными задачами проверки наличия и состояния дел являются:
- установление...