Особенности размещения документов в архивохранилищах.

Актуальность темы состоит в том, что рациональное размещение документов в архивохранилищах - это одна из работ в комплексе обеспечения сохранности документов. Размещение дел в хранилищах должно проводиться с учетом создания оптимальных условий хранения, ежегодного движения дел, оперативного использования документов .
Все поступающие в архив документы размещаются так, чтобы документы каждого структурного подразделения хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.
Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценной документации, создать для особо ценных и ценных дел лучшие условия в случае необходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных обстоятельств.
При размещении в хранилище короба с документами, проводятся следующие стандартные операции:
Каждому коробу присваивается свой уникальный код, который дублируется штрих-кодом на поверхности короба;
В хранилище выделяется место для размещения короба, которое резервируется на весь срок хранения поклажи;
В базе данных заводиться учетная запись со всеми данными о единице поклажи и описью короба.
В дальнейшем все изменения, связанные с перемещением короба или документов, изменениями в описи, заносятся в базу данных и могут предоставляться в виде отчетов.
Размещение документов в хранилище регламентируются п. 4.4. Основных правил работы архивов организаций .
Цель работы: рассмотреть особенности размещения документов в архивохранилищах.
Задачи работы:
· определить общие принципы размещения документов в архивохранилищах;
· рассмотреть правила размещения документов, отобранных на хранение. Выяснить назначение топографирования;
· проанализировать особенности организации и группировки документов в архивохранилищах .