Делопроизводство. Контрольная работа.

1. Служебные письма, их виды и характеристика
1.1. Характеристика служебного письма
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Служат средством общения с учреждениями, частными лицами, сообщения чего-либо, уведомления о чем-нибудь.
Письмо должно составляться в том случае, когда не возможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор).
Существует много видов служебных писем. Письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требуют ответа. Письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание, не требуют ответа.
Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы составления документа, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма.
Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п.
РЕКВИЗИТЫ:
- Наименование организации
- Справочные данные об организации
- Дата документа
- Номер документа
- Адресат (кому направляется), не более четырех на одном письме
- Ссылка на индекс и дату инициативного письма
- Заголовок к тексту (не более 28 знаков в строке, если больше, то заглавие делится на строчки, имеющие законченный смысл; пишется через 1интервал, без точки на конце, без кавычек)
- Текст
- Отметка о наличии приложения, если есть
- Подпись
- Печать
- Отметка об исполнителе
- Гриф ограничения доступа
Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланках формата А5 (заголовок не пишется, текст можно печатать через 1,5 или 1...