Деловая переписка

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры. Выясняются отношения между предприятиями. Излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем и неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы – вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. «Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма».1 Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль.
В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы – интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., «…практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами. Унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу –...

В заключении контрольной работы необходимо констатировать, что цель, выдвинутая во «Введении», достигнута, выполнены основные задачи.
Можно заключить, что деловые письма имеют следующую общую черту: они отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы – интересы государственных учреждений, фирм, компаний.
Существуют следующие виды деловой переписки:
1)письма-просьбы;
2)письма-ответы (отказы);
3)сопроводительные письма;
4)договорные письма;
5)письма-напоминания;
6)информационные письма;
7)письма-приглашения;
8)письма-предложения;
9)письма-разрешения;
10)письма-подтверждения.
В связи с существованием большого количества видов дедовых писем особенно важным моментом является соблюдение основных требований к бланкам документов и оформлению деловых писем согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003. От того, насколько верно и точно будет вестись деловая переписка, зависят порядок, систематизация и дисциплина в организации документального обеспечения управления.
В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль писем приближен к формально-логическому.