Автоматизация регистрации документов

Ошибки в деятельности любых экономических систем (предприятий, или корпорации) в условиях рыночной экономики и, соответственно, роста конкурентной борьбы могут оказать существенное влияние на финансовые результаты их деятельности и в итоге даже привести к банкротству. Поэтому на первый план, с одной стороны, выходит необходимость повышения эф-фективности управления за счёт принятия оптимальных стратегических и оперативных управленческих решений и совершенствования технологии управления, а с другой стороны, бизнес должен успешно адаптироваться в меняющемся окружении, чтобы сдерживать натиск конкурирующих компа-ний. В связи с этим руководство многих организаций и предприятий стре-мится к реструктуризации систем управления и совершенствованию проце-дур и деловых процессов, соответственно, к уменьшению объёмов бумажной информации, снижению стоимости её обработки, хранения и поиска доку-ментов, организации совместного доступа специалистов к информации.
Сегодня всё большую актуальность и, соответственно, большее распро-странение приобретают системы электронного документооборота. Они уп-рощают работу с документами в электронном виде, а также позволяют прак-тически полностью автоматизировать процесс создания, работы, архивирова-ния и повторного использования документов .
Эффективная реализация делопроизводственных задач, предполагающих централизованное сведение данных о документах всей организации, требует использования мощной автоматизированной системы, СУБД масштаба пред-приятия и соответствующих средств проектирования.
Целью моей работы является рассмотрение современных систем автома-тизации документооборота и конкретизация функции автоматизации регист-рации документов, в том числе на примере системы «Дело».

В заключение можно сделать следующие выводы. Информатизация об-щества является третьим революционным скачком, переворотом в информа-ционной сфере человечества. Она требует создания соответствующих ин-формационных структур, индустрии информатики . Даже небольшим ком-паниям приходится работать с огромным количеством документов – догово-рами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами, требованиями. Поэтому многие предприятия стремятся автоматизировать внутренний документообо-рот. Это позволит обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласо-вание.
Автоматизация процессов делопроизводства даёт возможность полно-стью или частично заменить ручные карточные регистрационные формы до-кументов на современную интегрированную компьютерную систему, которая включает следующие преимущества:
• внесение гораздо больших сведений о документах, учитывающих осо-бенности организации;
• непосредственно в структур¬ных подразделениях организация децен-трализованной (в том числе посредством АРМ) регистрации докумен-тов с агрегированием сведений о них в единой базе данных организа-ции;
• организация на основе базы данных информацион¬но-справочной рабо-ты;
• ведение эффективного контроля за исполнени¬ем документов.
С внедрением автоматизированных систем регистра¬ции документов зна-чительно расширились возможности информационно – справочного обеспе-чения. Автоматизи¬рованная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную кар¬точку документа.