основные учетные документы государственного архива

Организация учёта архивных документов — важнейшая задача, от успешности решения которой зависит эффективность работы всей системы архивных учреждений в целом. В данной работе мы рассмотрим роль основных учётных документов в деятельность системы архивных учреждений, приведём список этих документов, проанализируем их целевое назначение, а также вкратце коснёмся строения системы учёта документов.
Актуальность данной работы обусловлена тем, что список основных учётных документов является исчерпывающим и обязательным, а следовательно, знание его, равно как и понимание целевого назначения каждого учётного документа, являются необходимыми. Целью данной курсовой работы является установление места и роли основных учётных документов в работе системы государственных архивных учреждений, их назначения. Для достижения поставленной цели в данной работе будут выполнены следующие задачи: проанализировать роль основных учётных документов в деятельности государственных архивных учреждений; уточнить список таких документов; рассмотреть каждый документ в отдельности и проанализировать его целевое назначение; вкратце рассмотреть структуру и порядок работы системы учёта документов.
В этой связи работа состоит из введения, двух глав и заключения. В первой главе рассматривается роль учётных документов в функционировании архивных учреждений. Вторая глава подробно рассматривает каждый вид основного учётного документа и завершается анализом строения системы учёта документов и особенностей её работы. В заключении делаются общие выводы на основании проанализированного материала.

Строение системы учётных документов позволяет сделать вывод о том, что на настоящий момент сложилась эффективная и слаженная структура, позволяющая систематизированно хранить документы, оперативно находить необходимые и уничтожать утратившие актуальность. Каждый из основных учётных документов играет свою роль в обеспечении работоспособности этой системы. Как мы уже установили, список этих документов является обязательным и исчерпывающим. В него входят: книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные надписи в делах, паспорт архива, дело фонда. Все учётные документы взаимосвязаны и способны дополнять друг друга при необходимости.
В целом рассмотренный материал позволяет сделать вывод о том, что существующее в России уже несколько веков (одним из первых архивных документов считается опись, а точнее "перечневая роспись", датированная 1288 годом и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись) архивное дело на данный момент организовано эффективно и органично. Дальнейшее внедрение современных технологий — в частности, оцифровка старых архивных документов и создание цифровых архивов — позволит поднять эффективность работы государственных архивных учреждений на новый уровень.