Экспертиза ценности документов и сроки хранения документов. Система информационно-справочных документов.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информа¬ция о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занима¬ют справочно-информационные документы: акты, справки, док¬ладные записки, переписка и др.
Документы этой системы играют служебную роль по отноше¬нию к организационно-правовым и распорядительным докумен¬там. Справочно-информационные документы не содержат пору¬чений, не обязывают выполнять поручения, как распорядитель¬ные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие реше¬ния, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их дос¬тавки, неодинаковы. Одни документы необходимы только для опе¬ративной работы с ними в течение довольно ограниченного вре¬мени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи ста¬новления и развития организации, фирмы, корпорации, представ¬ляют ценность только для данного предприятия. Третьи, отража¬ющие научно-технические достижения, работу системы управле¬ния, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, ис¬торическое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале - бес¬срочно, т. е., по документной терминологии, постоянно. Четвер¬тые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпус¬книках учебных заведений и т. д., имеют социальное значение и должны сохраняться в течение всей жизни человека, но в конеч¬ном счете утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

Заключение - это документ, содержащий мнение, выводы орга¬низации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Объяснительная записка — документ, составляемый для пояс¬нения отдельных положений выполненной работы (проекта, отче¬та, разработки). По своему оформлению объяснительные за¬писки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.
Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рас¬смотрение.
Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требо¬ваний.