Автоматизация документооборота в строительной компании

Старые рыночные отношения ушли далеко в прошлое, и эволюция привела к формированию новых организационных форм управления строительством. Например, образовались инвестиционно-строительные компании – застройщики, которые выполняют работы по замкнутому производственному циклу: инвестирование – проектирование – строительство – ввод в эксплуатацию – реализация готовых строительных объектов. В данном отчете рассматривается строительное предприятие именно такого типа – компания «Миракс Групп», строительный объект Башня Федерация ЗАО «Миракс Сити».
«Миракс Сити» работает с 2004 г.. В масштаб его деятельности входит строительство самого высокого здания в Европе – Башня Федерация. Башня Федерация – офисное здание, площади в башне предоставляются для продажи и аренды. Спонсором строительства является банк ВТБ 24. Фирма имеет подрядчиков из других стран таких, как Англия, Япония, Германия, Испания. В компании в связи с ее масштабами в организационной структуре появляются сложные проблемы инвестирования, планирования, проектирования, управления и непосредственного строительства объектов, которые требуют системотехнического подхода к их решению, что возможно при использовании современных программных средств и информационных технологий. В ней взаимосвязано функционируют 17 подразделений. Одним из этих отделов является технический отдел.
Основными функциями технического отдела являются – осуществление документооборота на строительном объекте, согласование, разработка документации, организация консультаций по решению отдельных технических вопросов, участие в общем планировании деятельности предприятия, заключение договоров с проектными организациями и подрядчиками на разработку проектно-сметной документации и строительство объектов. Цель отдела – предоставить в кротчайшие сроки документацию по строительству.
В техническом отделе была выявлена потребность в автоматизации документооборота, как управление офисной информацией, подготовка документов, организация коллективной...

I. Характеристика предприятия и его деятельности 7
II. Проектная часть 58
III. Обоснование экономической эффективности проекта 102

В разработке автоматизации делопроизводства были решены главные проблемы задержки документации, вследствие которой происходила задержка строительства. Создание автоматизированной информационной системы позволило повысить эффективность управления, контроля и регулирования деятельности компании в целом. На основании достоверной и полной информации о состоянии строительства объекта, руководство компании имеет возможность планировать и осуществлять оперативный и стратегический менеджмент.
Разработка документации и передача ее соответствующим людям трансформировалась в свою очередь в единую информационно-справочную документальную базу для хранения документации. За счет подключения к работе в системе сотрудников компании, работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, позволило повысить управляемость компании, исключить потери документов, серьезно упростить и ускорить процесс поиска необходимой информации. Автоматизация значительно сократила сроки изготовления исполнительной документации, следовательно, документация в меньшие сроки перейдет в производство работ.
В дальнейшем необходима будет модернизация системы, так как развитие информационных технологий не стоит на одном месте. Необходимы доработки в предоставлении документации сотрудникам, оповещение при предоставлении документации, во избежание невнимательного отношения сотрудника к работе.
Развитие ИС должно идти за развитием бизнес-методик (то есть автоматизировать следует уже существующую деятельность предприятия), а также развитие ИС должно стать катализатором развития бизнес-методик (то есть предприятие должно подстраиваться под внедряемую ИС).