Повышение физической сохранности документов на предприятии

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.
Обеспечение сохранности документов - основная задача архивов предприятия. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются большим количеством документов. Архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». В 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников4.
Обеспечение длительной сохранности документов в архиве является первоочередной задачей работников архивов предприятий. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.
В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.
На сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий...

В первой главе курсовой работы были также рассмотрены условия, необходимые для физической сохранности документов в архиве организаций:
- световой режим;
- температурно-влажностный режим;
- санитарно-гигиенический режим;
- охранный режим.
Архив организации, для обеспечения сохранности документов, должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания. Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища. Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.
Для хранения документов применяют стеллажи, шкафы, коробки, папки, а также сейфы, контейнеры. Документы на бумажной основе, как правило, хранятся в архивах организаций в картонных коробках и папках.
Архивный отдел «» является самостоятельным структурным подразделением рассматриваемой организации. Общее руководство деятельностью архива «» при этом возлагается на директора организации, а управление повседневной деятельностью архива возложено на заведующую архивом.
Спецификой деятельности архива в » является то, что архив непосредственно подчинен начальнику отдела кадров и социальных вопросов, в архиве организации работает один единственный человек - заведующая архивом. Кроме руководства работой архива, заведующая архивом осуществляет руководство деятельностью обслуживающего персонала в МУП «Ангарском Водоканале».
Порядок организации хранения документов в МУП «Ангарском Водоканале» следующий:
1.Исполненные дела подшиваются начальниками структурных подразделений, с помощью скоросшивателя в дело;
2. На папку наклеивается титульный лист дела.
3. Все дела складываются в коробку, на которой наклеивается перечень, хранящихся в ней дел.
4. Все...