Особенности организации документооборота в производственных кооперативах с малой численностью персонала на примере ПК «ЛАДА-89»

Актуальность тематики: проблемы рациональной организации работы с документами во многих организациях, сокращение затрат на их создание и работу с ними носят общемировой характер. Белорусские организации также часто имеют недостатки в сфере работы служб документационного обеспечения управления.
С увеличением объемов информационных потоков, увеличивается и количество документов, в которых информация фиксируется. Увеличение объемов документации, вовлеченной в процесс управления, влияет на эффективность управления в целом.

Актуальность тематики: проблемы рациональной организации работы с документами во многих организациях, сокращение затрат на их создание и работу с ними носят общемировой характер. Белорусские организации также часто имеют недостатки в сфере работы служб документационного обеспечения управления.
С увеличением объемов информационных потоков, увеличивается и количество документов, в которых информация фиксируется. Увеличение объемов документации, вовлеченной в процесс управления, влияет на эффективность управления в целом.
В связи с усложнением процедуры документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) возникает ряд проблем. Одна из них – противоречие между контролем исполнения и процессом исполнения документов. Контроль исполнения осуществляется по формальным признакам и проводится централизованно. Исполнение документа – это процесс децентрализованный поскольку, зачастую, содержит элемент творчества. При этом, в промежутках между контрольными сроками, только исполнителю известно, что происходит с документом. Ситуация осложняется, если документ «путешествует» по подразделениям предприятия или передается между сотрудниками одного подразделения. Добавляется проблема фиксации информации в РКК документа и регистрационных журналах подразделений. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в организации в реальном масштабе времени, ведь это требует огромных трудозатрат на оперативное сведение соответствующей информации [3, c. 49].
Главными направлениями совершенствования документооборота являются: сокращение объема и совершенствование технологии документооборота.
Определенную помощь в разрешении указанных задач может оказать табель форм документов. Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения...

Анализ, проведенный в рамках данной дипломной работы, позволяет сделать следующие выводы:
Документооборот является составной частью документационного обеспечения управление, цель которого – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.
ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющих: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением.
Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Республики Беларусь, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений, Национальной архивной службой Республики Беларусь и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
Организация рационального движения документов в организации в процессе их подготовки и исполнения – одна из важнейших составляющих документационного обеспечения управленческой деятельности организации. Именно это позволяет обеспечить оперативное перемещение документов (в ходе которого производятся операции по их приему, рассмотрению, подготовке, отправке и т.д.) по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления.
Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.
Главными направлениями совершенствования документооборота в организации являются: сокращение объема и совершенствование технологии документооборота.
В отечественной делопроизводственной практике основной...