Совершенствование системы ДОУ оценка и повышение эффективности

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации"(11).
Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет особо принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:
 структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
 требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
 существующие делопроизводственные традиции (30, с. 26).
Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:
 в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:
 секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
 инспекция при министре (руководителе ведомства);
 канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
 отдел писем (жалоб);
 отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
 центральный архив;
 на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и...

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций. Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной...

В муниципальном образовательном учреждении для детей сирот, оставшихся без попечения родителей «Детский дом» г. Трехгорный функции по документационному обеспечению управления осуществляет секретарь-референт. Отдельная служба ДОУ в учреждении отсутствует. Это обусловлено небольшим штатом сотрудников, а также воспитанников.
Секретарь-референт в своей деятельности руководствует законодательством РФ и должностной инструкцией.
В МОУ «Детский дом» принимается ряд локальных нормативных актов различного характера: организационно-распорядительных, кадровых, справочно-информационных.
Анализ динамики объема документооборота показал увеличение исходящей и входящей корреспонденции.
При этом функции делопроизводителя осуществляет один секретарь. Кроме того все операции секретарю приходится осуществлять вручную в виду отсутствия автоматизированной системы документационного обеспечения управления. Регистрация документов осуществляется вручную и вносится в журнал. Такая система не дает возможности эффективной работы с документами, в частности быстрого поиска документа. Кроме того, ресурсы журнала намного меньше, чем ресурсы специальной компьютерной программы.
Соответственно поиск документов также осуществляется вручную. Это занимает большое количество времени.
Помимо этого большим недостатком работы МОУ «Детский дом» является отсутствие инструкции по делопроизводству, которая бы регламентировала не только правила оформления документов, но и документооборот в целом.
В итоге были разработаны следующие рекомендации:
1. Разработка и принятие инструкции по делопроизводству
2. Внедрение системы электронного документооборота, в частности внедрение информационного продукта «Дело», который позволит осуществлять:
• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением документа;
•...