Документооборот и делопроизводство: решения и перспективы для различных уровней власти

Охватить все проекты, связанные с внедрением систем электронного документооборота в государственных органах власти, практически невозможно - сегодня они реализуются десятками и сотнями. Кроме того, в пределах каждого региона в различных структурных подразделениях (например, законодательных собраниях, органах исполнительной власти, аппаратах городских и районных администраций, избирательных комиссиях, комитетах администрации региона и т. п.) могут одновременно внедряться различные системы

Системы электронного документооборота привлекают внимание органов государственной власти в рамках задач административной реформы, поэтому особый интерес вызывают технологические решения для поддержки организационно-распорядительного и предметного документооборота. Представленные в этом обзоре проекты, как уже завершенные, так и находящиеся в развитии, иллюстрируют основные направления автоматизации госсектора в сфере делопроизводства, организации электронных архивов, проектирования ведомственных баз данных для обеспечения прозрачности деятельности властных структур.
Необходимость в системах электронного документооборота и электронных архивов обусловлена значительными объемами входящей и исходящей корреспонденции: ежемесячный поток её может достигать нескольких тысяч писем в месяц. Органы государственной власти нуждаются в автоматизации планирования своей работы, в управлении проектами и программами, в средствах поддержки законотворческой деятельности. Возрастает интерес к системам межведомственного обмена документами, благодаря которым упрощается доступ организаций и граждан к информационным ресурсам госучерждений, создается единое образовательное пространство.
Во многих реализованных за последний год проектах внедрения СЭД в госучреждениях используются такие продукты, как "ДЕЛО", DocVision, DIRECTUM и ряд других. Их возможности охватывают все ключевые процедуры работы с электронной документацией.

При построении "административных" или "министерских" СЭД выполняется преобразование данных и их перенос с бумажных носителей в электронную форму, создание электронных архивов, а иногда и организация специализированных баз данных - реестров, кадастров, регистров объектов недвижимости, земель населенных пунктов муниципальных образований и пр.
Конечным результатом большинства рассмотренных проектов является реализация различных аспектов федеральных программ "Электронная Россия" и "Электронное правительство", которые, как уже отмечалось, в конечном счете сводятся к хранению и обработке электронной корреспонденции, специализированной ведомственной документации, представлению налоговой отчетности, нормативных и нормативно-распорядительных документов и прочей информации в электронном виде. Хранение и обработка документов в электронном виде повышает эффективность работы госструктур и в какой-то степени даже упрощает взаимодействие между гражданами, юридическими лицами и государственными органами власти.