MS Word

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Организация любой деятельности, а тем более управления коллек¬тивами, предусматривает подготовку различных текстовых документов. Приказы, отчеты, письма, сообщения и другие информационные до¬кументы, деловые и научные сообщения и т.п., подготовленные с по¬мощью компьютерной технологии, являются неотъемлемой частью информационного пространства современной организации, составля¬ют основу системы делопроизводства.
Формирование документов осуществляется с помощью специаль¬ных программ, которые нередко определяются как текстовые процес¬соры (редакторы). Наиболее полно идеи текстового редактора реали¬зованы в семействе программ Microsoft Word различных версий (Word 2.0, Word 6.0, Word 7.0, Word 2000, Word 2002, Word XP). В даль¬нейшем основное внимание обратим на Word XP, в состав которого вош¬ло все многообразие функций предшествующих поколений програм¬мы. Обозначим его как Word (Word для Windows).
Word - многофункциональная программа обработки текстов (уни¬версальный текстовый процессор), предназначенная для создания тек¬стовых файлов, содер-жащих непосредственно текст и сопровождаю¬щие его таблицы, иллюстрации в форме рисунков, слайдов презента¬ций, фотографий и т.п., и передачи этих файлов в информационное пространство как в форме традиционных документов, так и в форме веб-документов.
Word функционирует в операционной графической среде Windows соответ-ствующего поколения. Он ориентирован на ре¬ализацию принципа визави (WYSIWYG - What You See Is What You Get), что позволяет просмотреть на дисплее подготовленный для печати текст, не затрачивая бумагу и время на пробные распечатки. Отформатиро¬ванные символы любого размера и начертания, выделенные курсивом или полужирным, имеют адекватное отражение на экране.
Word любого поколения обладает рядом характеристик, присущих настольным издательским системам (DTP - DeskTop-Publishing), a документы Word могут быть использованы во всех издательских при¬ложениях.
Программа...

Практически каждый пользователь компьютера встречается с необходимо-стью подготовки тех или иных документов - писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Разумеется эти документы можно подготовить и без персонального компьютера, например на пишущей машинке. Однако с появлением персональных компьютеров стало значительно проще и удобнее, а следовательно, и выгоднее подготовить документы с помощью компьютеров.
При использовании персональных компьютеров для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера, и потом при распечатке выводится красиво и правильно оформленный текст, в котором учтены все сделанные пользователем исправления. Пользователь может переносить куски текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном числе экземпляров.
Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются редакторами текстов. Возможности этих программ различны - от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).

Microsoft Word - это универсальный редактор текстов и средство подготовки оригинал-макетов. Вот только некоторые из функций, поддерживаемых Word:
• использование множества различных шрифтов (размеров и начертаний) символов и различных способов их выделения (полужирные, курсивные, под-черкнутые символы и т.д.)
• указание параметров абзацев текста и страниц документа
• печать верхних и нижних колонтитулов произвольного вида
• автоматическое формирование оглавления и различных видов указателей
• оформление таблиц и абзацев “ бок о бок “
• включение рисунков (графических файлов)
• размещение абзацев (например, рисунков) в любом месте страницы (остальной текст при этом может огибать рисунок)
Опытные пользователи очень ценят такую возможность Word, как стиль. Word позволяет записать так называемую таблицу стилей все параметры наиболее часто используемых видов оформления текста: абзацев, символов и разделов документа. Если сделать это, то затем любому участку текста можно будет присвоить один из “стандартных” видов оформления с помощью 1-2 нажатий клавиш. Это не только значительно ускоряет набор документа, но и повышает гибкость его оформления.
Средства проверки орфографии, грамматики, а также применение словаря-тезауруса улучшает стиль изложения. В Word включена поддержка более чем 30 файловых форматов различных текстовых редакторов. Это означает, что вы можете создать взять документ, подготовленный в другом тестовом редакторе (например, в WordPerfect), и продолжить работу с ним в Word. Многие пользователь также применяют Word для создания и ведения списков почтовой рассылки и для составления писем электронной почты. Ко всем описанным возможностям Word можно добавить возможность настройки среды Word - меню, панели инструментов, сочетания клавиш и режим просмотра документа.