Проблема использования и хранения электронных документов

Обеспечение сохранности архивных документов — одно из главных направлений работы архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.
Проблема хранения документов в электронном виде сегодня достаточно актуальна. Современные технологии открывают новые возможности для хранения документов организаций, архивов. С каждым годом происходит постепенное вытеснение традиционного вида хранения документов электронными. Современная проблема сохранности документов в электронном виде вызывает множество споров безопасно ли такого рода сохранения базы данных. Но, не смотря на все негативные высказывания против данного способа хранения документов, хранение такого рода сегодня занимает важную роль. В нашей стране переход на хранение документов в электронном виде переходит постепенно, в то время как в западных странах он уже практически стал единственным.
Предметом исследования курсовой работы является изучение техники хранения документов в архивах.
Объектом курсовой работы является изучение проблемы хранения и использования документов в электронном виде.
Целью написания курсовой работы является анализ проблемы хранения и использования документов в электронном виде, а также внесение некоторых предложений по совершенствованию данного рода работы.
Перед курсовой работой стоят следующие задачи:
1. Изучить характеристику хранения документов в электронном виде:
2. Изучить основные виды хранения архивов в электронном виде;
3. Проанализировать проблемы, с которыми сталкиваются специалисты занимающиеся хранением такого вида;
4. Показать различные режимы хранения документов;
5. Рассмотреть устройство, оборудование и эксплуатацию помещений архива;
6. Изучить главные носители информации, способы хранения их;
7. Изучить состояние архивов, в которых должны храниться документы;
8. Изучить перспективы хранения документов в электронном виде.
При написании...

В ходе изученного материала, можно с уверенностью утверждать о том, что проблема хранения и использования документов в электронном виде сегодня остаётся актуальной.
Изучив проблему хранения документов в электронном виде, можно предложить несколько советов для более благоприятной работы архивов:
1. Cохранение форм документов, соответствующих письменной структуре документирования, установленной современными нормативными актами в области управленческой деятельности;
2. Основания разделения подлинников и копий;
3. Ограничение круга ситуаций, при которых могут, должны и не должны использоваться электронные документов;
4. На основании действующих нормативных актов установление правовых оснований признания юридической силы электронных документов и закрепление их в ведомственных инструкциях, методиках и т.п. документах для практического использования и сбора информации о недостатках разработок.
В ходе изучения проблемы было выяснено, что имеются как положительные, так и отрицательные стороны в хранении архивов электронного вида.
Сегодня специалисты по делопроизводству должны быть постоянно в курсе постоянных новинок в области современных технологий.
Также для того, чтобы поддерживать сохранность документов в электронном виде необходимо соблюдать все правила и инструкции, которые приняты органами, в которых действуют архивы. Это позволит проводить более рациональную работу с архивами, а также обезопасит от внешних факторов, которые могут повредить сохранности документов.
В заключении следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом....