Организация работы с документами в муниципальных органах.

Информация является исходным, первичным материалом для приня¬тия управленческого решения. И чем она достовернее, тем более быстрой будет реакция на ситуацию и более эффективным воздействие на нее. Ос¬новное количество информации содержится в ее носителях - в документах общегосударственного, регионального и местного значения. Это Консти¬туция России, федеральные и региональные законы, уставы, положения, инструкции, приказы, постановления, распоряжения, всевозможные нор¬мы, акты, справки, документы служебной переписки, письма граждан, об¬щественных и религиозных организаций, объединений и так далее. Гос¬стандартом документ определен как «материальный объект с информаци¬ей, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во вре-мени и пространстве». Документы могут быть получены различными спо¬собами: посредством писем, рисунков, графики (в том числе компьютер¬ной), фотографии, звуко- и видеозаписи. Отображенная информация в до¬кументе может храниться, накапливаться, передаваться и многократно использоваться. То есть документ выполняет несколько функций.
В процессе управления документ является еще и доказательством исполнения того или иного управленческого решения. Иными словами, документ - это не только предмет труда, но и готовый продукт управлен¬ческого труда. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, по определению ГОСТ 6.10.1-88' составляет систему документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной докумен¬тации на всей территории Российской Федерации с требованием к оформлению документов установлена Госстандартом России в ГОСТ Р 6.30-97.
Требования к документам, изложенным в этом ГОСТе, применяют при оформлении документов и систем документации и основываются на требованиях Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Любой документ состоит из элементов, так называемых реквизитов. ГОСТ Р 6.30-97 установил требования к оформлению и месту расположе¬ния 29 реквизитов. В некоторых документах часть реквизитов может от¬сутствовать. Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, ко¬торые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке ор¬ганизационно-распорядительных документов.
Для унифицированных форм документов применяются два основных формата бланков документов по ГОСТ 9327: А4 - 210 х 297 мм и А5 - 148 х 210 мм. Допускается также АЗ - 297 х 420 и А6 - 150 х 148 мм. В случае составле¬ния документов от имени двух или более респондентов (совместный документ, например, двух муниципальных образований) они оформляются без бланка.

Наряду с разработкой Табеля форм документов целесообразно раз¬рабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель и закрепляющий результаты проведенной унифика¬ции состава и форм документов организации по функциям управления.
Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:
- соответствие используемых форм документов решаемым задачам;
- юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;
- оперативность реализации управленческих функций;
- сокращение затрат рабочего времени на составление, оформле¬ние и обработку документов.
Реализация этих двух направлений совершенствования делопроиз¬водства - рационализации документопотоков и сокращения документо¬оборота тесно связана с рационализацией управления. Движение доку¬ментов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными час¬тями. Поэтому зачастую результатом рационализации делопроизводст¬ва может стать не только реорганизация самих делопроизводственных служб, но и всей организации в целом. И наоборот, рационализация про¬цесса управления невозможна без совершенствования документационного обеспечения управления, что еще раз подтверждает важную роль последнего для управления и тесную связь с ним.