Усовершенствование документирования кадровойо работы на примере конкретного предприятия

Работникам отдела кадров достаточно часто приходится вести перепис-ку, как с организациями, так и с частными лицами, отправлять невостребован-ные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений надо иметь в отделе для справок Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные Постановлением Правительства Россий-ской Федерации от 15.04.2005 N 221. В Правилах изложен порядок адресова-ния, кроме того, в них указаны допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Следует обратить внимание, что максимальный вес письма уменьшен до 100 г, а пределы его размеров - 229 х 324 мм. Часто к недоразумениям приводит не-знание порядка пользования франкировальными аппаратами.
К распорядительным документам по личному составу относятся приказы (распоряжения) руководителя предприятия о:
- приеме, переводе и увольнении работников;
- предоставлении отпусков;
- поощрениях и взысканиях;
- внесении изменений в трудовую книжку (изменение фамилии, за-писей и т. д.).
В разделе Положения об Отделе управления персоналом «Функции» пе-речислены следующие функции Отдела: 1. Разработка кадровой политики и стратегии предприятия. 2. Разработка прогнозов, определение текущей потреб-ности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка тру-да. 3. Комплектование предприятия кадрами рабочих, служащих и специали-стов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.
Приведем пример составления приказа об исполнении обязанностей в ООО «ААТЗ». Указывается название документа «Приказ», его номер и дата (Приложение 3).
Указывают причину составления приказа «в связи с производственной необходимостью», далее следует слово – «Приказываю»: «На период вакансии начальника цеха 33/36 временное исполнение обязанностей возложить на за-местителя главного инженера...

Актуальность темы дипломной работы обусловлена тем, что деятельность отдела кадров, как никакой другой вид деятельности нуждается в правильно построенной системе документационного обеспечения. Кадровая работа и вся система задач отдела кадров на предприятии связана с людьми как самым важ-ным фактором производственных отношений, и поэтому ошибки в кадровой работе недопустимы. Правильная организация кадровой деятельности может служить сокращению затрат на организацию документооборота и способство-вать повышению эффективности работы не только кадровой службы предпри-ятия, но и всего предприятия в целом.
Кадровая работа в организации - это деятельность кадровой службы и должностных лиц, направленная на реализацию кадровой политики. Направле-ниями кадровой работы являются:
- формирование системы управления персоналом и ее стратегии;
- планирование кадровой работы, подбор, отбор и прием кадров;
- деловая оценка, профориентация и адаптация персонала;
- обучение, управление карьерой и продвижением кадров;
- мотивация, организация труда и обеспечение безопасности деятельности персонала;
- создание нормальной психологической обстановки в коллективе и т.п.
Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодатель-ства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.
Объект исследования – деятельность кадровой службы.
Предмет исследования – документирование кадровой деятельности. Цель дипломной работы – на основе анализа работы отдела по управлению персоналом в ООО «ААТЗ», разработать предложения по усовершенствова-нию ее документирования.
Задачи дипломной работы:
- дать понятие «документооборот» и рассмотреть нормативно-правовое регулирование деятельности кадровых служб;
- изучить организационное обеспечение работы кадровой службы и...

Кадровая служба в организации представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями кадровой работы в организации являются:
- документирование трудовых отношений;
- осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;
- формирование стабильно работающего трудового коллектива;
- создание кадрового резерва;
- организация системы учета кадров.
Документы, оформляемые кадровой службой предприятия, относя-щиеся к кадровому делопроизводству, подразделяются на:
- распорядительные документы по личному составу (по кадрам или персоналу);
- учетные документы по кадрам (персоналу).
Документы, оформленные кадровой службой чрезвычайно важны, т.к. имеют социальное значение для общества в целом (оформление пенсий, вете-ранских льгот, пособий и пр.). Руководители организаций несут персональную ответственность за надлежащее оформление кадровой документации.
Исследование документирования кадровой работы в ООО «ААТЗ» вы-явило ряд существенных проблем, которые требуют решения. Серьезным на-рушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие должностной инструкции у менеджера по управлению пер-соналом, в результате деятельность менеджера по управлению персоналом ни-чем не регламентирована в организации.
Следует отметить, что в рассматриваемой организации существуют про-блемы с учетом, регистрацией и систематизацией кадровых документов, в ре-зультате, поиски нужного документа часто занимают много времени. Поэтому считаем необходимым разработать в ООО «ААТЗ» номенклатуру дел по кадро-вым документам.
Были обнаружены ошибки при заполнении трудовых книжек в ООО «ААТЗ»:
- указывается неправильное наименование ФИО, что делает трудовую книжку недействительной. В данном случае принимать данную трудовую книжку работодатель не может и по просьбе...