Разработка сопроводительной документации для работы архива организации

Все документы, образующиеся в деятельности организации, подлежат со-хранности в течение установленных сроков. Сроки хранения определяются пе-речнями типовых документов с указанием сроков хранения, а также ведомст-венными перечнями, разрабатываемыми министерствами и другими органами управления для организаций своей системы.
В главе 4 Закона раскрывается порядок хранения и учета архивных доку-ментов. В частности в ст. 17 главы 4 говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обя-заны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также действующими перечнями документов [3].
В период подготовки дел к передаче в архив, начальник отдела кадров по распоряжению директора ООО «ПродМаркет», который несет ответственность за работу архива, предварительно проверяет формирование, оформление и соот-ветствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в со-ответствии с номенклатурой дел.
Передача дел в архив предприятия производится через год, после завер-шения работы с ними в структурных подразделениях. Но достаточно часто структурные подразделения ООО «ПродМаркет» задерживают сдачу дел в ар-хив.
Экспертная комиссия проводит анализ фактиче¬ского содержания доку-ментов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем поли-стного просмотра доку¬ментов определяется их научная и практическая цен-ность и со¬ответствующие сроки хранения. Если при просмотре в делах обнару-живаются документы по¬стоянного и временного сроков хранения, то такие дела подле¬жат перегруппировке: документы постоянного хранения отделя¬ют от до-кументов временного хранения.
В первом разделе проекта Положения об архиве дается характеристика архива ООО «ПродМаркет». В разделе...

Одним из слабых мест в работе большинства коммерческих организаций является хранение быстро накапливающихся многочисленных документов прошлых лет. Даже в крупных, по масштабам деятельности и штатной числен-ности акционерных обществах, существующих не один год, далеко не всегда в штатном расписании имеются такое структурное подразделение, как «архив», в числе работников - профессионалы архивного дела, а среди служебных поме-щений - специально оборудованное архивохранилище. Все это свидетельствует о недопонимании руководителями коммерческих организаций роли архивных документов и их практического значения как важного информационного ресур-са. Некоторые руководители частного бизнеса придерживаются мнения о том, что архивные документы и архивы нужны только государству в лице его фис-кальных, правоохранительных и судебных органов или представителям исто-рической науки, а для самих организаций архив является обузой.
Основными документами, на основании которых ведется рабо¬та архива в организации, являются:
- положение об архиве;
- положение о службе делопроизводства;
- должностные инструкции сотрудников и другие.
Но очень часто на предприятиях отсутствует нормативно-методическое обеспечение работы архива, которое включает в себя наличие на предприятии государственных и ведомственных нормативных документов и литературы по архивному делу, а также разработку на предприятии сопроводительной доку-ментации. Поэтому тема дипломной работы: «Разработка пакета сопроводи-тельной документации по организации работы архива в ООО «ПродМаркет» актуальная в настоящее время.
Цель дипломной работы – проанализировать организацию работы архива и разработать сопроводительную документацию архива в ООО «ПродМаркет».
Объект исследования – организация деятельности архива ООО «Прод-Маркет».
Предмет исследования – деятельность архива, комплектование, способы учета документации в ООО «ПродМаркет».
Задачи исследования:
Задачи исследования:
- рассмотреть понятие, задачи и функции...

В первой главе дипломной работы была рассмотрена деятельность архи-вов предприятий. Было выяснено, что архив предприятия может функциониро-вать на правах самостоятельного структурного подразделения или структурно-го подразделения в составе службы ДОУ предприятия. К организационно-распорядительным документам архива организации относятся: положение об архиве предприятия, штатное расписание, инструкции по осуществлению по-вседневной деятельности архива и ее отдельным направлениям, должностные инструкции работников архива.
Мы рассмотрели этапы подготовки исполненных документов к архивно-му хранению в организацию. Перечислим их:
- экспертиза (оценку) научной и практической ценности документов;
- опись дел;
- оформление дел;
- описание документов постоянного и долговременного хранения;
- обеспечение их сохранности;
- передача дел в архив.
Основными задачами архива организации являются комплектование ар-хива документами, учет и обеспечение сохранности документов, создание на-учно-справочного аппарата к документам архива, поиск и использование, хра-нящихся в архиве документов, подготовка и передача документов на постоян-ное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Фе-деральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ.
Основу НСА архива составляют:
- опись;
- путеводитель;
- каталог;
- указатель;
- обзор.
Каждый архивный справочник – звено сложной информационной систе-мы, выполняющий строго определённые функции и ни в коем случае не дубли-руя, а дополняя информацию других типов справочников.
Вся совокупность справочников выстраивается в единую цепочку, позво-ляющую последовательно вести поиск от межархивного уровня до документа – систему научно-справочного аппарата (СНСА)
Основные усилия сектора НСА направляются на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавле-ний, указателей.
Документы долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного...