Организация работы архива строительной организации

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом. В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и свое-временную сдачу ее в государственный архив. Взаимодействие государствен-ных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав пе-редаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитарное хранение.
Охранный режим архивов организаций обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, поряд-ка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На дос-тупные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металличе-ские решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нера-бочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заве-дующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке [16, c.121].
Архивный отдел в организации является структурным подразделением организации. Общее руководство деятельностью архива ООО «СТК-Стройсервис» возлагается на директора организации, а управление повседнев-ной деятельностью архива возложено на офис-менеджера директора
Проблемы при формировании дел в организации:
- документы группируются в дела все вместе, относящиеся к разрешению нескольких вопросов. Письма, полученные с ИФНС, расположены в одном деле...

Один из важнейших резервуаров памяти человечества - архивы. Слово «архив» употребляется во многих значениях: 1) архив - учреждение или струк-турная часть организации, осуществляющая прием, хранение документов и их использо¬вание в различных целях (государственный архив, муниципаль¬ный ар-хив, ведомственный архив и т. п.); 2) архив - приве¬денное в порядок собрание документов, образовавшихся в про¬цессе деятельности учреждения или отдель-ных лиц.
В настоящее время трудно представить полноценную работу любой со-временной компании, у которой нет собственного архива.
Каждая организация, будь то крупная компания, маленькая фирма или предприятие, рано или поздно сталкивается с необходимостью совершенство-вать работу архива и создать функциональный и удобный в использовании ар-хив всех завершённых дел, всей своей документации. Тем не менее, как только работу компании начинает тормозить бумажная волокита, неразбериха в дело-производственных процессах, как только на поиски нужного документа у со-трудников начинает уходить большая часть рабочего времени, так сразу руко-водители компаний начинают задумываться об оптимизации работы архива организации.
Тема дипломной работы является актуальной на сегодняшний день, так как очень мало внимания уделяют руководители фирм к архивам. Зачастую документы, хранятся в организациях ненадлежащим образом. Некоторые руко-водители частного бизнеса придерживаются мнения о том, что архивные доку-менты и архивы нужны только государству в лице его фискальных, правоохра-нительных и судебных органов или представителям исторической науки, а для самих организаций являются обузой. Часто на предприятиях отсутствует нор-мативно-методическое обеспечение работы архива, которое включает в себя наличие на предприятии государственных и ведомственных нормативных до-кументов и литературы по архивному делу, а также разработку на предприятии локальной нормативной базы.
Цель дипломной работы - рассмотреть организацию работы архива в ООО...

В первой главе дипломной работы была рассмотрена деятельность архивов организаций. Было выяснено, что архив организации может функционировать на правах самостоятельного структурного подразделения или структурного подразделения в составе службы ДОУ организации. К организационно-распорядительным документам архива организации относятся: положение об архиве предприятия, штатное расписание, инструкции по осуществлению повседневной деятельности архива и ее отдельным направлениям, должностные инструкции работников архива. Коротко охарактеризуем перечисленные документы.
Основными задачами архива организации являются комплектование архива документами, учет и обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата к документам архива, поиск и использование, хранящихся в архиве документов, подготовка и передача документов на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Вторая глава дипломной работы посвящена анализу организации работы в архиве организации.
По срокам хранения все документы в ООО «СТК-Стройсервис» делятся на документы кратковременного хранения (до 10 лет); ежедневные оперативные сводки; планы-графики строительных работ; договоры с заказчиками; прочие договоры и др.; документы долговременного хранения - месячные ведомости по зарплате (75 лет); кадровые документы (50-75 лет), лицевые счета работников, трудовые договоры (контракты) и др.; постоянные документы - организационно – распорядительные приказы, распоряжения, заявления, докладные и объяснительные работников; Устав организации, учредительные документы, протоколы общих собраний Общества, штатные расписания организации, бухгалтерские балансы и отчеты и др.
Офис-менеджер единолично занимается деятельностью архива. Он возглавляет организацию и ведение архивного дела, обеспечивает прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование...