Назначение, виды и область применения документов

1. Назначение документа

Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходимые обществу функции. Документ - полифункциональный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций [1]. И именно через функции определяется назначение документа.
Главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и/ или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.
Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и др.
2. Виды документов и область их применения

В управленческой деятельности применяются следующие виды документов [2]:
Организационные документы
Деятельность организаций фиксируется в документах разного вида.
Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.
Уставы, положения, инструкции и т.д. создаются субъектами бизнеса.

В контрольной работе рассматривается тема «Назначение, виды и область применения документов».
Актуальность рассматриваемой темы можно обосновать тем, что эффективная деятельность организаций и людей неразрывно связана с документами. Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.
Цель выполнения контрольной работы – углублённая проработка определённой темы курса.

Назначение документа реализуется через его функции. К важнейшим функциям документа относят хранение и передача (распространение) информации во времени и/ или пространстве, информационную функцию, коммуникативную и познавательную функции и т. д.
В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Разнообразие отношений предопределяет и разнообразие видов документов.
В целом все создаваемые в организации можно разделить на три группы.
К организационным документам относят уставы, должностные инструкции, положения и т.д.
К распорядительным документам относят приказ, распоряжение, постановление и т.п.
Назначение этих видов документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию задач, поставленных перед ним, и получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.
К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др.
Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.