Документационное обеспечение кадровой службы

Весьма распространенное утверждение в начале 1990-х гг. XX в. о том, что кадровое делопроизводство – это устаревший инструмент, который можно не принимать во внимание или перепоручать его применение некомпетентным и не прошедшим специальной подготовки людям, - сегодня считается ошибочным.
Сейчас в России наблюдается переход от формально-административного регулирования трудовых отношений (приоритетно кадровое делопроизводство) к программно-нормативной регламентации (установление при помощи нормативных актов границ, в рамках которых действуют субъекты социально-трудовых отношений).
Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей деятельности предприятия в целом.
Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекция), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственной инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющие в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля (в ред. «№8-ФЗ от 07.02.2011 г.).
В России и HR-практике кадровое делопроизводство в силу своей формализованности и сложности занимает более важное место, чем в любой другой стране. Любая компания, желающая существовать и эффективно работать на территории...

Заключение
В результате исследования теоретических аспектов организации кадрового делопроизводства современного предприятия было установлено, что кадровое делопроизводство – это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов. Причем, если раньше можно было говорить только о кадровых документах (например, приказах), то сегодня в систему кадрового делопроизводства следует включать и документы, которые описывают все вопросы управления персоналом (аттестационные и оценочные листы, мотивационные схемы, анкеты по анализу корпоративной культуры и т.д.).
В целом все кадровые документы можно разделить на три блока:
1. Обязательные документы
2. Документы, носящие рекомендательный характер. Это, как правило, бумаги, необходимые для оптимизации работы с кадрами. Но необходимо иметь в виду, что при определенных обстоятельствах подобные документы становятся обязательными. например, коллективный договор не является обязательным, но если работники предложат работодателю заключить его, последний не вправе отказать. Таким образом, в данной организации названный документы откажется обязательным.
3. Документы, связанные со спецификой деятельности конкретной организации. Обязательны в той или иной компании. Например, на некотором предприятии часть сотрудников занята на вредном производстве. В этом случае обязательны разработка дополнительных правил, инструктаж и медосмотры.
К основным задачам кадрового делопроизводства можно отнести следующие:
- обеспечение единого порядка документирования и работы с кадровыми документами в компании в соответствии с действующими нормативами;
- совершенствование форм и методов работы с кадровыми документами с учетом автоматизации документационных процессов.
В соответствии с задачами отдел кадров/специалист по ведению кадрового делопроизводства осуществляет следующие функции:
- связанные с документированием управленческой деятельности: разработка бланков внутренних кадровых документов и обеспечение...