Проблемы повышения эффективности системы документооборота производственной компании

Актуальность повышения эффективности документооборота промышленного предприятия определяется объективной необходимостью изучения в целях развития предприятия в условиях стабилизации, развития, повышении его конкурентоспособности на современном рынке. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. Эта проблема находит свое обоснование в совершенствовании выработки стратегии управления и планирования на современных предприятиях. Тем самым, стабильность функционирования предприятий обеспечивается только в процессе экономи¬ческого развития, которое, в свою очередь, зависит от умения менеджеров предвидеть последствия требований рынка, правильно подбирать и эффек¬тивно управлять открывающимися возможностями, активно влиять на поведение внешней среды. Для решения данной задачи необходимы теоретико-методологическая база, глубокое и основательное изучение новых конкурентных отношений, анализ соответствия системы документооборота современным требованиям особое значение приобретает данная проблема в рамках выбранной темы исследования.
Объект исследования – ООО «Дом 21 века»
Предмет исследования – система документооборота ООО «Дом 21 века»
Цель исследования – провести оценку эффективности система документооборота ООО «Дом 21 века» и разработать рекомендации по ее совершенствованию
Достижению поставленной цели будет способствовать решение ряда задач:
1.Изучить теоретические основы организации системы документооборота в организации.
2.Обосновать специфику использования электронного документооборота в...

В заключение, необходимо отметить, что документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.
Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.
Система электронного документооборота — типовое решение, предназначенное для автоматизации документооборота и делопроизводства, как в государственных, так и негосударственных предприятиях любых размеров, форм собственности и рода деятельности.
Система позволяет автоматизировать традиционное делопроизводство, организовать электронный архив документов, упорядочить процессы работы с входящей/исходящей корреспонденцией, поддерживать внутреннюю документацию на предприятии, работать с обращениями граждан и решать другие задачи.
Анализ эффективности системы документооборота в ООО «Дом 21 века» показала, что существующий порядок организации делопроизводства ООО «Дом 21 века» обладает рядом недостатков:
- отсутствует четкий порядок регистрации документов (приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности);
- встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;
- отсутствует единая система...