Критерии оценки документов при экспертизе ценностей документов и их практическое применение

Подготовка документов к последующему хранению и использованию, отбору их на постоянное хранение начинается в ходе текущей работы организации с документами.
Обработка дел для последующего хранения, и использования включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации.(Д. Паневчук)
Цель создания любого архива – организация повторного использования исполненных документов и закрытых дел. А вот, чтобы иметь такую возможность необходимо выполнение нескольких условий:
• выработать долговременную документационную политику, т.е. определить круг потенциальных пользователей и круг задач, для решения которых могут потребоваться документы, и в соответствии с этим провести классификацию документов и оценить сроки их хранения;
• производить отбор документов для архивного хранения, в соответствии с выработанной политикой;
• создать эффективную поисково-справочную систему по этим документам;
• обеспечить сохранность документов в течение всего срока хранения, т.е. вести их регулярный учет и реализовать систему мер, направленных на создание оптимальных условий хранения документов, на недопущение их порчи и на поддержание их потребительских качеств, в первую очередь для того, чтобы они могли служить достоверным свидетельством документированных событий, процессов, явлений;
• внедрить такую систему использования документов, при которой сводились бы к минимуму риски утраты документов.
Причиной создания архива является наличие или возможность появления документов, которые могут понадобиться их владельцу на протяжении определенного или неопределенного отрезка времени. Поэтому установление ценности документов рассматривается как непременное условие и начальная посылка организации любого архива, вне зависимости от формы собственности и ведомственной принадлежности. Принципы, методы и критерии экспертизы ценности документов оказывают определяющее влияние на состав архивных фондов, а тем...

В следствии проведенной мною практической работы в Бобруйском зональном архиве могу сделать вывод. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. К сожалению, в Бобруйском архиве хроняться документы с 1947 года. Т.к. документы до 1947 года были уничтожены во время войны. А организация работы с документами влияет на качество работы архива, организацию и культуру труда. От того, насколько профессионально ведется экспертиза ценности документов, зависит деятельность архива в целом.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению.
Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности документов состоят в том, чтобы выявить эти документы в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив.