Классификация документов в архивах, фондирование

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества. Одной из функций архивов является то, что они должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию.
Основной учетной единицей Архивного фонда РФ является дело, или единица хранения. Дело – это папка, в которой может быть от пяти до 300 и более листов. Они могут быть разными по объему. По данным последней паспортизации государственных и муниципальных государственных архивов, в них содержится 213 млн. дел. Помимо этого еще более 100 млн. дел содержится в ведомственных архивах, то есть в архивах министерств, ведомств и организаций, которые потом могут сдавать эти документы.
Поэтому целью данной работы является изучение классификации документов в архивах и их фондирование.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть состав архивного фонда;
- определить классификацию документов в пределах архива;
- определить классификацию документов в пределах архивного фонда;
- изучить понятие фондирования, единый фонд и порядок образования нового фонда.
Источниками при написании данной работы стали: нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам архивного дела, в частности это Федеральный закон от №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» , который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ.

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………3

ГЛАВА 1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РФ....5
1.1. Состав архивного фонда РФ…………………………………………..5
1.2. Классификация документов в пределах архива…………………..…9
1.3. Классификация документов в пределах архивного фонда………...14

ГЛАВА 2. ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ…………………..20
2.1. Понятие фондирования………………………………………………20
2.2. Единый фонд и образование нового фонда………………………..22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..24
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………….25

Таким образом, под архивным фондом Российской Федерации понимается исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.
Под классификацией же документов Архивного фонда РФ понимается их научная группировка по наиболее существенным признакам (формам собственности, историческим периодам, видам носителей информации, срокам хранения и др).
Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.
Внутри архива документы группируются по:
- архивным фондам;
- архивным коллекциям;
- степени ценности;
- категориям доступа к документам.
Группировка документов по архивным фондам и коллекциям – основа классификации документов в пределах архива.