Информационные технологии в современном делопроизводстве

Глава 1. Делопроизводство и новые информационные технологии

1.1. Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии», их взаимодействие.

Для рассмотрения темы дипломной работы – «Новые информационные технологии в делопроизводстве организаций» прежде всего, необходимо дать определение терминам, включенным в название темы работы, а именно: «делопроизводство» и «новые информационные технологии».
Итак, делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Управление можно представить как последовательный процесс:
• получения информации;
• обработки информации;
• принятия решения;
• доведения решения до сведения исполнителей;
• исполнения решения;
• подведения итогов.[20]
При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление .[15]
Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
1. документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам).
2. организации работы с документами, которая заключается в организации документооборота, хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами на конкретном предприятии...

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
На сегодняшний день документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.
Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.
Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.
Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.
С развитием научно-технического прогресса, новые информационные технологии стремительно охватывают все больше сторон человеческой жизни. Неудивительно, что такая важная часть административной деятельности, как документационное управление обеспечения, вплотную подошла к использованию новых технологий.
Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном – в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске и обработке. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов).
В настоящее время на большинстве российских предприятий...

В данной дипломной работе были рассмотрены определения важнейших терминов в сфере делопроизводства и информационных технологий, нормативно-методическое регулирование данных аспектов, а также примеры использования систем автоматизации делопроизводства в конкретной организации.
Глава 1 посвящена определению терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии». Также в ней дается различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот». Необходимо заметить, что в современной профессиональной литературе обычно отождествляются такие понятия, как «система автоматизации делопроизводства» (САД) и «система электронного документооборота» (СЭД).
Задача, поставленная в главе 2 - описать нормативные акты (федеральные законы, национальные стандарты, прочие нормативно-методические документы), была выполнена. Нормативные акты, так или иначе, регулируют применение новых информационных технологий в делопроизводстве организаций.
Глава 3 описывает конкретные примеры использования систем электронного документооборота (СЭД) в ОАО ХК «Якутуголь». Параграф 3.1. посвящен описанию средств составления и изготовления документов в отделе канцелярии и делопроизводства ОАО ХК «Якутуголь». В параграфе 3.2. приведены примеры автоматизации делопроизводства ОАО ХК «Якутуголь». Кроме того, на основании приведенной информации анализируются типичные проблемы во внедрении автоматизации делопроизводства на предприятии.
Электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства. Этот процесс призван решить такие наболевшие проблемы традиционного делопроизводства, как проблема поиска документов, невыполнение документов в установленный срок, дублирование и противоречие документов друг другу, неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами и невозможность проследить историю работы с документами.
Внедрение систем автоматизации делопроизводства (САД) и систем электронного документооборота (СЭД) сталкивается в...