Профессия офис-менеджера, как организатора делопроизводства

Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководство управленческим аппаратом предприятия.
Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер».
В России возложение на секретаря и администратора обязанностей офис-менеджера объясняется следующими причинами [17]:
- особенности российского менталитета - известно, что в советское время аналогом данной должности был секретарь с «некоторыми полномочиями» сво-его руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномо-чия его секретаря);
- стремлением российских руководителей к универсализации персонала;
- экономией средств на человеческие ресурсы в организации.
Поскольку должность офис-менеджера пришла к нам из-за рубежа, прак-тика совмещения должности секретаря, администратора и офис-менеджера по-степенно начинает отмирать.
Информационные технологии используются офис-менеджерами для по-вышения производительности труда, они дают ему возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второсте-пенным по сравнению с возможностью использования информационных техно-логий в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами управленческих решений в результате использования ими ин-формационных технологий способно обеспечить экономический рост фирмы [16].
Офис-менеджер разрабатывает «кодекс» поведения в ресторане, обеспечение работников ресторана визитными карточками (бейджами), доводит до сведения работников принятых решений, определение степени ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки каче-ства работы, анализирует эффективность работы, контролирует соблюдение ра-ботниками ресторана установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида, осуществляет контроль за реализацией системы материального и мораль-ного стимулирования работников ресторана, оказывает работникам...

Качество и эффективность работы аппарата управления любого предприятия во многом определяется умением офис-менеджера со знанием дела выполнять свои обязанности, освобождая руководителя организации от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.
Офис-менеджер является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Современный офис-менеджер - настоящий хозяин офиса. В его ведении все процессы, связанные с функционированием организации. В зависимости от величины компании и принятых там моделей управления и делопроизводства, обязанности офис-менеджера могут быть разными. В большинстве случаев именно офис-менеджер регистрирует корреспонденцию, распределяет документацию по отделам, ведет учет звонков и обращений, следит за снабжением работников офиса всем необходимым, встречает посетителей, организовывает совещания.
Актуальность темы исследования определяется высокой социальной и экономической значимостью проблемы повышения эффективности труда офис-менеджеров на современных российских предприятиях. Ведь офис-менеджер – это управляющий офиса предприятия. Он является координатором всех офисных подразделений, планирует работы, руководит, готовит отчеты, а так же, обеспечивает офис расходными материалами. В его подчинении находятся курьеры, секретари, технические работники, водители. Так же, офис-менеджер ведет деловую документацию, корреспонденцию, принимает и распределяет звонки, встречает посетителей. В его функции входят обязанности вести учет расходных материалов и офисных расходов, списание материалов, обеспечение порядка и чистоты, организация праздников и различных корпоративных мероприятий.
Одним из средств, с помощью которого может осуществляться повышения эффективности работы офис-менеджера является стимулирование труда. Стимулирование труда – это процесс использования различных стимулов для мотивирования людей, при этом стимулы выполняют роль рычагов воздействия, вызывающих действие определенных мотивов. В качестве...

Офис-менеджер - это специалист, занимающийся управлением всех офисных служб, координацией их работы, снабжением офиса необходимыми расходными материалами. На российских предприятиях офис-менеджеры яв-ляются руководящим звеном среднего уровня, при этом они выполняют не свойственные им полномочия, кроме ведения офиса, они занимаются делопро-изводством, в том числе кадрового или выполнения функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение собеседования с кандидатами на работу, оформление кадровых до-кументов).
В первой главе дипломной работы были рассмотрены основные факторы, влияющие на эффективность работы офис-менеджра – это условия труда в офи-се, уровень образования офис-менеджера, его личностные качества, регламен-тированность труда офис-менеджера на предприятии.
Были предложены четыре основных критерия для оценки эффективности труда офис-менеджера: потери рабочего времени во время рабочего дня, удов-летворенность своей работой подчиненных офис-менеджера, количество жалоб и благодарностей клиентов, качество работы с документами в офисе. С помо-щью вышеперечисленных критериев, можно оценить эффективность труда офис-менеджера в организации.
Проанализировав должностные обязанности офис-менеджера ресторана «» был сделан вывод, что офис-менеджер очень загружен разнооб-разными функциями и больше всего времени офис-менеджер тратит на работу с клиентами и на делопроизводство. Немного времени остается у офис-менеджера на работу с персоналом, организацию работу офиса и работу с тех-ническими средствами.
Документом, регламентирующим деятельности офис-менеджера в ООО «» является должностная инструкция офис-менеджера. В ООО «» отсутствуют другие документы, регламентирующие деятель-ность офис-менеджера, кроме этого в данной организации отсутствует Инст-рукция по делопроизводству, отсутствует положение об архиве (так как его в организации нет), не составляется номенклатура дел для систематизации...