Системы автоматизации делопроизводства

1. Автоматизация делопроизводства
1.1. Развитие автоматизации делопроизводства
Автоматизацией документооборота на российском рынке информационных технологий занимается много фирм. И первое, что хочется уяснить для себя, - это определение документооборота. Конечно, все согласны с тем, что документооборот - это некие операции с документами. Расхождения начинаются в приграничной полосе - где кончается документооборот и начинается делопроизводство, а также можно ли говорить о документообороте без связи с делопроизводством.
Существуют две тенденции. В первом случае документооборот рассматривается как составная часть делопроизводства. Автоматизация делопроизводства, в свою очередь, представляет собой часть процесса создания информационной системы предприятия (учреждения), который выполняется для автоматизации уже существующих бизнес-процессов, либо для их изменения в сторону повышения эффективности. Такой подход характерен для системных интеграторов. Они имеют, как правило, коробочную версию автоматизации делопроизводства с той или иной степенью унификации для мелких и средних клиентов. Автоматизация крупных банковских, государственных и коммерческих структур - процесс индивидуальный.
Вторая тенденция - это использование узкоспециализированных программ, предназначенных только для контроля и управления потоком документов. Такие системы работают, как правило, с большими объемами документов. Они хорошо совместимы с другими офисными системами и как нельзя более, кстати, для тех клиентов, которые хотят сохранить в тайне свои системы автоматизации и остаться независимыми от поставщика программного обеспечения (ПО) [4].
На мировом рынке существуют различные компьютерные программы, предназначенные для автоматизации процессов различного масштаба. Они бы не прочь внедриться на российский рынок и изначально пытались сделать это непосредственно. Тогда оказалось, что последнюю линию обороны государственных интересов держит великий и могучий русский язык. Западные системы не...

Потоки информации, циркулирующие в окружающем мире, огромны и как никогда актуально использование информационных технологий в делопроизводстве. Создание системы автоматизации делопроизводства и документооборота является необходимым шагом в организации, для динамичного роста бизнеса. Разработка системы автоматизации делопроизводства и документооборота организации позволяет автоматизировать работы, связанные с регистрацией и учетом документов. Из задач, входящих в систему управление делопроизводством, можно выделить регистрацию входящих и исходящих документов, автоматизация делопроизводства и документооборота, учет версий проектов, резервное копирование, архивацию старых документов.
Актуальность создания подсистемы управление делопроизводством организации обусловлена следующими факторами:
- подсистема обеспечивает соблюдение процесса управления документооборотом организации, в результате чего повышается качество работы пользователей;
- увеличение скорости работы, за счет устранения задержек в процессе ввода данных;
- завершение создания общей информационной системой организации для составления отчетности.
Создаваемая подсистема управление делопроизводством призвана обеспечить информационную поддержку документооборота путем создания базы данных, содержащей файлы документов, дату и имя пользователя, их создавшего.
В момент, когда не автоматизировано управления делопроизводством, хранение данных осуществляется на разных компьютерах локальной сети в виде архивов. На обслуживание рабочего процесса тратится много времени вследствие ручного труда по переносу данных из одного документа в другой, возможно возникновение ошибок, так как присутствует человеческий фактор.
Цель работы исследовать системы автоматизации делопроизводства.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. изучить автоматизация делопроизводства;
2. рассмотреть принципы автоматизации делопроизводства;
3. дать обзор систем автоматизации делопроизводства.

В настоящее время на рынке представлено немало решений для автоматизации делопроизводства (в том числе и документооборота). Имеются и целиком российские разработки, и локализованные версии программ ведущих мировых производителей. В последние годы поставщики систем документооборота, как правило, стараются максимально адаптировать их к нормам российского делопроизводства. Однако организации, внедряющие у себя автоматизированные системы, далеко не всегда получают желаемый эффект.
Сегодня автоматизация процессов делопроизводства еще острее, чем раньше, ставит задачу совершенствования процесса управления в целом. Сюда входит уточнение задач и функций каждого структурного подразделения, определение функций, выполняемых каждым работником, делегирование полномочий на решение вопроса и подписание документа.
Внедрение ИТ требует упорядочения прежде всего самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом.
Внедрение автоматизированных систем требует совместных усилий системных интеграторов и профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.