Формирование дел, обложка дел, заведение дел в начале календарного года

Понятие «формирование дел, и основные требования к этой работе
• Формированием дела называется группирование ис¬полненных документов в дело в соответствии с номенк¬латурой дел и систематизация документов внутри дела (ист. № 1).
Дело (первичный комплекс) — это совокупность доку¬ментов, относящихся к одному вопросу или участку дея¬тельности, помещенная в отдельную обложку (регистра¬тор или скоросшиватель).
Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Делопроизводство сейчас на многих предприятиях не представляет собой эффективно настроенного механизма. Зачастую отдельные подразделения по своему усмотре¬нию (как им удобно) определяют порядок работы и сис¬тематизацию хранения документов.
Но в этой ситуации следует помнить, что на организа¬цию как на юридическое лицо возложена обязанность по хранению своего документационного фонда.

В завершении всего выше изложенного можно сделать следующие выводы:
Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.
Формирование дел основывается на следующих принципах: в дело помещаются исполненные документы; дело формируется за один календарный год за исключением переходящих дел; документы постоянного и временного срока хранения помещаются в разные дела; документы помещаются в дела вместе с их приложениями; планы, сметы, отчеты помещаются в дела того года, к которому они относятся, перспективные планы относят к году их утверждения; в нутрии документы располагаются в хронологическом, нумерационном или алфавитном порядке; толщина дела 30-45 мм (250 листов). При большем количестве листов появляется второй том дела, листы которого нумеруются отдельно; если дело хранится до 10 лет, то оно проходит частичную подготовку, если больше, то – полную.
Полная подготовка дела состоит из следующих пунктов: