Проектирование службы ДОУ в Администрации сельского поселения

Понятие службы ДОУ употребля¬ется в двух значениях [27]:
1. Структурное подразделение организации, выполняющее функции документационного обеспечения управления.
2. Структурное подразделение организации, осуществляю¬щее функции по документационному обеспечению управленческой деятельности и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроиз¬водства в подразделениях.
Служба ДОУ несет ответственность за [20; с.179]:
- нарушение правил, сроков создания, обработки, хра¬нения и использования документов;
- нарушение принципов (правил) формирования доку¬ментального фонда организации, утрату или порчу документов;
- несоблюдение установленной в организации техно¬логии обработки документов, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
- разглашение информации служебного характера, не¬соблюдение установленного в организации режима конфиденциальности;
- невыполнение в установленные сроки и установлен¬ном объеме поручений руководства;
Из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что в Администрации МО «Середкино» используется простая, но достаточно эффективная форма регистрации документов. Но регистрация, исполнение, отправка и контроль за выполнением документов производится вручную Заместителем Главы Администрации. Если сравнивать с другими организациями, обычно в организациях используются картотеки или автоматизированная регистрация документов.
Поскольку документооборот возрастает значительно, а документами, в основном, занимается Заместитель Главы Администрации, то загруженность ее очень велика, документы не всегда вовремя не регистрируются, формируются в дела, не всегда вовремя уничтожаются, часто задерживается исполнение документов и их отправка адресатам. Кроме этого, затруднен поиск документов из-за отсутствия архива в Администрации Мо «Середкино». Из этого, можно сделать вывод, что в организации ослаблен контроль в работе с документами, поскольку один человек физически все не успевает. В службе ДОУ необходимо еще...

Документационное обеспечение как функция управления присутствует в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.
Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых управленческих решений в организации и, следовательно, результативность деятельности организации.
В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управле¬ния (далее - службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руково¬дителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников».
Сегодня служба ДОУ имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводством, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т. д. В небольших учреждениях, фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта (секретаря).
Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершен¬ствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами.
Если на предприятии отсутствует служба ДОУ, которая устанавливает единые...

В дипломной работе были изучены теоретические аспекты проектирования службы ДОУ. Служба ДОУ в организациях – это независимое подразделение, обычно подчиняющееся директору предприятия. В крупных организациях в службе ДОУ работают до 12 человек, в небольших организациях возможно, чтобы в службе ДОУ работало 1-2 человека;
При проектировании службы ДОУ определяются функции и задачи службы ДОУ, ее структура, должности и численность работников, форма делопроизводства, должностные обязанности работников;
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления;
В настоящее время существуют 4 вида организационных структур служб ДОУ, которые закреплены в ГСДОУ: «Управление делами» - в министерствах и ведомствах РФ, в органах власти; канцелярия создается в государственных, научных и учебных заведениях; общий отдел создается в негосударственных структурах, в общественных организациях, в органах местного самоуправления; в службе ДОУ работает один секретарь (малый бизнес);
В дипломной работе были рассмотрены основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников службы ДОУ, инструкция по делопроизводству, табель форм документов по типовым управленческим ситуациям, альбом форм документов организации, номенклатура дел;
Мы пришли к выводу, что основные задачи организационного проектирования службы документационного обеспечения: выделение набора функционально обособленных элементов организации и связей между ними; определение форм и методов реализации этих связей, необходимых полномочий; закрепление их в нормативных документах.
Во второй главе дипломной работы мы пришли к следующим выводам:
Служба ДОУ в Администрации МО «Середкино» отсутствует, делопроизводством в организации занимается один человек – Заместитель Главы Администрации.
Заместитель Главы Администрации регистрирует...