Бухучет расчетов с подотчетными лицами

Практически на каждом предприятии бухгалтер сталкивается с ситуацией, когда необходимо провести оплату наличными средствами. Казалось бы, что проще - взял деньги, оплатил товар (работу, услугу), получил оплаченный товар и никаких проблем. Однако в действительности все значительно сложнее.
На каждом предприятии есть подотчетные лица. Кто же они? В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.
Денежные средства под отчет могут выдаваться на служебные командировки и на административно-хозяйственные и операционные расходы. К последним также относятся подотчетные суммы, выданные на закупку сельскохозяйственной продукции, для организаций, осуществляющих розничную и оптовую торговлю продуктами питания, и предприятий общепита.
Часто у руководителя и у бухгалтера возникают вопросы - какую сумму можно выдать сотруднику под отчет. Если какие либо ограничения по размерам к выдаче одному сотруднику или по общему размеру выданных сумм подотчета по предприятию в целом. Стоит сразу успокоить читателей. В настоящее время законом или иными законодательными актами максимальные суммы по подотчету не определены. Здесь нужно поступать руководствуясь исключительно потребностями предприятия, установленным лимитом остатка денежных средств в кассе предприятия, а также здравым смыслом.
Правда, что касается денежных средств на командировки, то в законодательстве особо указывается, что выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Что это означает? Ну, во-первых, если у вас имеется некая смета для командировки, то следует руководствоваться суммами, указанными в ней, но ведь такой сметы может и не быть, В таком случае, снова прибегаем к...

В современных компаниях наблюдается необходимость в осуществлении расчетов с подотчетными лицами. Соответственно, бухгалтерия, так или иначе, сталкивается с оформлением и бухгалтерским учетом таких расчетов.
Подотчетными лицами являются сотрудники компании, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах компании, в которой они раотают.
В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных расходах. То есть денежные средства выдаются им «под отчет».
Деньги, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами.
Подотчетными суммами в организациях:
- оплачиваются: хозяйственные нужды (или хозяйственные расходы) (ОС и МПЗ; канцелярские расходы; почтовые расходы; проездные документы и тому подобное),
- представительские расходы, командировочные расходы (расходы на проезд до места назначения и обратно),
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, расходы на провоз багажа,
- расходы по найму жилого помещения, расходы по оплате услуг связи, расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз, расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту, суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы).
Расчеты с подотчетными лицами в российских компаниях осуществляются как в наличной, так и в безналичной формах. И у того и у другого способа есть свои особенности, которые необходимо учесть бухгалтеру.
Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного руководителем компании
При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода.
Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу компании.
С 2012 года вступило в действие новое «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П,...