Учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.
Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.
Большая часть денежных расчетов экономических субъектов осуществляется в безналичном порядке - посредством списания денежных средств со счетов, открытых в кредитных организациях, с аккредитивов и чековых книжек.
Практика показывает, что почти в каждой организации производятся расчеты наличными деньгами.
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на...

На примере ООО «Гамма» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных
расчетов. В ООО «Гамма» деньги под отчет выдаются достаточно часто. Это связано прежде всего с тем, что штат организации характеризуется наличием сотрудников, занимающихся редактированием, созданием, сбором или подготовкой сообщений и материалов для редакции СМИ. Законом РФ N 2124-1 такие сотрудники отнесены к журналистам.
Поэтому основные задачи ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами у бухгалтерии ООО «Гамма» следующие:
· своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы и результаты использования денежных средств на хозяйственные нужды;
· документальная обоснованность использования подотчетных сумм;
· контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.
В связи с высокой производственной необходимостью в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги
Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, связанные с контролем за использованием подотчетных сумм и неправильным их учетом.
Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, документальное оформление расчетов с подотчетными лицами позволяет облегчить и значительно ускорить данные расчеты на любом предприятии.
Все операции ООО «Гамма», отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных...