Систематизация и обеспечение сохранности документов. Инструкция по ведению делопроизводства.

I. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ
1.Определение ценности документов
Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:
- документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
- использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
- хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного использования.
Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевозможных средств доставки, различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность.
Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д., должны сохраняться в течение жизни человека, но и они утрачивают свою информационную ценность, так как представляют ценность только для конкретного человека.
Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных предприятий и организаций, они представляют ценность только для данной организации и хранятся то время, пока существует организация.

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки или направления для хранения.
На предприятии существует служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).
Систематизация является завершающим этапом процесса делопроизводства, подготовки исполненных документов к хранению и собственно хранение. Под систематизацией понимается приведение в систему, то есть к определенному порядку в расположении. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

В данной курсовой работе рассмотрены этапы проведения систематизации и порядок обеспечения сохранности документов. В практической части приведена типовая инструкция по ведению делопроизводства организации или предприятия.
Работа начата с рассмотрения основополагающего этапа в систематизации – создание экспертной комиссии и определение ценности информационного содержания документов. Именно на этом этапе решается вопрос о хранении документа в принципе.
Следующий этап систематизации описан во втором разделе, где изложены общие требования к систематизации документов и формированию дел. На этом этапе происходит полная подготовка дел к дальнейшему хранению, включающая составление и ведение номенклатуры дел, которая закрепляет систематизацию дел, формирование дел и группировку в них отдельных категорий документов, составление заголовков, а также правила оформления обложки дела.