Автоматизация делопроизводства

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса.
Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена данная дипломная работа.
Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Следует отметить, что поток документооборота чрезвычайно разнообразен по источникам и формам его представления. Однако его можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные документы и бумажные. В настоящее время, около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде.
Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске, хранении и передаче. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения.
Необходимость перехода от бумажного к электронному документообороту в организации определяет актуальность данной темы.
Решение проблемы автоматизации документооборота, а значит и рационального управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
В данной работе был рассмотрен широкий спектр проблем, связанных с автоматизацией делопроизводства и документооборота организации, эффективностью применения электронного документооборота.
Объектом исследования выступает организация работы с...

Объектом работы выступает организация работы с документами в Муниципальном казённом учреждении «Муниципальный архив города Ярославля».
Предметом работы является электронный документооборот в Муниципальном казённом учреждении «Муниципальный архив города Ярославля».
Цель работы – анализ основных принципов организации электронного документооборота.
В работе раскрывается набор инструментов программных продуктов, необходимых для автоматизации документооборота, определяются сущность автоматизации (ДОУ), рассматривается специфика и структура организации работы с документами в программах, порядок их рассмотрения, хранения и передачи, отражается современное состояние автоматизации ДОУ в России.
В результате исследования была изучена автоматизация делопроизводства на предприятии, и сделаны выводы о необходимости дальнейшего изучения и улучшения данного вопроса.

Обобщая проведенный анализ можно сделать ряд обобщающих выводов. В современной социально–экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы организационно–правового регулирования документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
Документоведческие, правовые, экономические, организационные и кадровые аспекты сегодня следует признать приоритетными. В любой организации существует документооборот. Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным.
Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, так как рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов. Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.
Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.
Производство программного обеспечения в данном направлении сейчас бурно развивается, создавая свободную конкуренцию, которая заставляет улучшать те или иные аспекты, направленные на увеличение эффективности и упращении документооборота на предприятии.
Так как существует мировая...