Доступ к ограниченным(закрытым) архивам и открытым

Организация архивного хранения документов— это сложный процесс, имеющий множество нюансов. Профессиональный архив представляет собой продуманную систему с надежной современной инфраструктурой. На каждом этапе работы с документами, от регистрации до выдачи справок, соблюдается строгая последовательность действий и ведется постоянный учет.
Правильная организация архивного хранения документов невозможна без использования современных стеллажей и архивных коробов, постоянного поддержания идеального порядка, наличия системы охраны и учета документов. Для обеспечения сохранности документации необходимо соблюдать противопожарный, температурно-влажностный, световой и санитарно-гигиенический режимы.
Температура в помещении должна поддерживаться на уровне 17-19˚, а влажность воздуха - 50-55%. Прямые солнечные лучи вредны для документации, поэтому для хранения используются темные помещения со специальными лампами.
Бумага имеет свойство накапливать пыль, подвержена образованию плесени и способствует появлению насекомых и грызунов в помещении. Для того чтобы этого избежать, регулярно проводится влажная уборка, а также один раз в год помещение обрабатывается специальными растворами.
Длительное хранение документации возможно при условии постоянной циркуляции свежего воздуха в помещении. В связи с этим в профессиональном архиве обязательно учитывается расстояние между стеллажами, а также от пола до нижней полки и отступ от полки до крышки короба.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций допускается изъятие архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов: трудовых книжек, свидетельств об окончании учебных заведений, аттестатов об образовании, удостоверений и т. п. Подлинные личные документы выдаются заявителям по их письменным запросам с разрешения руководителя организации под расписку. При этом заявитель обязан предъявить паспорт или иной документ, подтверждающий его личность. В случае обращения за документами родственного лица оно также обязано представить документы, подтверждающие степень родства. Доверенному лицу выдаются на руки подлинные документы на основании нотариально заверенной доверенности.
На место изъятого документа в дело помещается справка о его выдаче, копия выданного документа, а в учетных документах (описи) делаются отметки об изъятии, указываются номер, дата и название документа – основания для изъятия (заявление, запрос), а также расписка получателя документа.
Получатель подлинного личного документа должен расписаться на обороте копии личного документа, остающейся в архиве организации. При этом в расписке указываются его паспортные данные.
В соответствии с законодательством РФ органами правопорядка из архива также могут быть изъяты подлинные архивные документы.
В этом случае на место изъятого документа в дело помещается справка о выдаче и снятая с него копия. В учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа – основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче). В дальнейшем работники архива обеспечивают контроль возврата изъятых документов.