Управление деятельностью архива предприятия

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА ПРЕДПРИЯТИЯ 5
1.1 АРХИВ КАК ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 5
1.2 ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА ПРЕДПРИЯТИЯ 9
1.3 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ РАБОТЫ АРХИВА ПРЕДПРИЯТИЯ 12
ГЛАВА 2. Управление деятельностью архива ятф «мостоотряд-6» 15
2.1 КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ ЯТФ «МОСТООТРЯД-6» 15
2.2 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА ЯТФ «МОСТООТРЯД-6» 18
2.4 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВА ПРЕДПРИЯТИЯ 21
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА ЯТФ «МОСТООТРЯД» 24
3.1 АНАЛИЗ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ АРХИВАМИ 24
3.2 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА ЯТФ «МОСТООТРЯД» 27
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 32
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 34

Хранение документов - одна из функций любого юридического лица, будь оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Казалось бы, чего проще - выделить помещение, ввести штатную единицу для работы с архивом и передать туда все документы! Но на деле возникает масса вопросов: начиная с того, как правильно оборудовать помещение для документов, и заканчивая тем, где их следует хранить, если организовать собственный архив затруднительно. Создание архива, его функционирование, использование архивных документов - все это подразумевает комплекс организационных мероприятий, некоторые финансовые затраты и, само собой разумеется, наличие квалифицированных кадров [3, c.10].
Как правило, когда говорят «архив», сразу возникает образ длинного ряда стеллажей, заваленных пыльными папками, т. е. под архивом понимают нечто стабильное, застывшее. На самом деле это только одна из разновидностей архива — архив длительного хранения, или статический. Именно в таком архиве хранятся утвержденные документы на выпущенные изделия. Но очень часто имеет смысл хранить еще не утвержденные документы. Данная потребность может быть вызвана несколькими причинами.
1. Задачей обеспечивать доступ нескольких сотрудников к одному документу. Это практически обязательное условие при групповом проектировании, или, как сейчас модно говорить, конкурентном инжиниринге.
2. Требования по централизованному хранению разрабатываемых документов, что обуславливаются необходимостью защиты информации предприятия от промышленного шпионажа и предотвращения выполнения работниками различных «левых» работ.
3. Режимом секретности. После окончания работы секретные документы должны помещаться в архив вне зависимости от степени их готовности. Неутвержденные документы, находящиеся в архиве, регулярно изменяются — таким образом, речь идет об архиве временного хранения, или динамическом. Очевидно, что система управления технической документацией предприятия должна сочетать в себе возможности по организации как...

Архив проектной организации или промышленного предприятия содержит бумажную документацию на все выпущенные изделия (длительность хранения документации в ряде случаев составляет срок службы изделия или сооружения, например для моста это десятки лет).
Проблема перевода накопленной информации с бумажных носителей в электронную форму усугубляется большим форматом (до A0) и плохим качеством носителей (ватман, синьки, кальки). Причем очень часто предыдущие наработки используются для проектирования нового изделия. Отдельное место занимает вопрос ввода информации с бумажных носителей.
Поскольку формат исходных документов очень большой, то стандартные сканеры формата A4 непригодны для массового ввода технических документов. Для ввода документов формата до A0 служат специализированные сканеры, производительность которых значительно ниже.
На архивную службу, совместно с режимными подразделениями, также возложены функции по контролю обращения документов — срокам возврата в архив, соответствия выданного количества копий возвращенному и т. п. Внедрение технологий электронного документооборота позволяет:
• объединить архивную службу и копировально-множительный отдел на базе современной вычислительной техники;
• снизить затраты на получение бумажных копий документов;
• ускорить обращение документов;
• сократить время ожидания, затрачиваемое на подборку документов в архиве;
• повысить защиту данных от несанкционированного доступа;
• перевести (частично или полностью) бумажный архив предприятия в электронный вид.
Комплекс по управлению технической документацией
При совместном использовании этих систем предприятие получает следующие дополнительные преимущества.
1. Законченное полнофункциональное интегрированное решение, основанное на профессиональном ядре.
2. Целостная структура данных предприятия.
3. Автоматизация не только хранения документов, но и документооборота и управления проектными данными.
4. Комплексная автоматизация процесса проектирования,...