Значение международной стандартизации для управления документацией

При рассмотрении проблемы внедрения электронного документооборота можно выделить две типичные ситуации: внедрение СЭД в отдельной организации и организацию электронного документооборота между организациями с использованием этих систем.
В случае внедрения СЭД внутри организации большое значение имеет подготовка хорошо продуманного технического задания и функциональных требований к проектируемой или закупаемой СЭД, а также обеспечение (если это необходимо) юридической значимости электронных документов в СЭД. Все чаще функциональные требования и требования по обеспечению юридической значимости разрабатываются на основе известных, хорошо себя зарекомендовавших международных стандартов и спецификаций. Такой подход дает хорошие результаты, поскольку позволяет не только сэкономить время, но и не забыть существенные требования к СЭД, которые необходимы для ее эффективного использования организацией.
Совсем иные проблемы приходится решать в том случае, когда необходимо обеспечить эффективное электронное взаимодействие между органами и организациями, использующими программное обеспечение от различных поставщиков, зачастую подстроенное под специфические нужды этих организаций.
Задача, безусловно, упрощается в том случае, если все участники электронного взаимодействия используют одинаковое программное обеспечение или вообще работают в одной системе. Примеры успешного применения такого подхода известны как за рубежом, так и в России, где по этому пути пошли некоторые регионы.

В существующей ситуации прежде всего необходимо определиться с общими направлениями развития национального делопроизводства, при этом выбирать придется из 2–3 возможных решений.
Как мне кажется, спустя непродолжительное время все-таки будут разработаны обязательные требования к СЭД, закупаемым государственными учреждениями и, вероятно, будет создана система сертификации СЭД на соответствие таким требованиям. Такая практика существует в США, все шире распространяется в Евросоюзе, и о введении такого рода требований уже говорят и на Украине.
Необходимо активнее отбирать подходящие международные и национальные стандарты, переводить их и при необходимости адаптировать к российской действительности. Важным моментом является активное участие в международных проектах, которое позволяет влиять на содержание международных стандартов и не допускать появления в них положений, которые могли бы помешать их применению в России. Сейчас эта работа ведется в двух направлениях:
с одной стороны, российские специалисты активизируют свою деятельность в техническом комитете ISO TC46, принимая участие в качестве экспертов в работе над текстами новых международных стандартов;
с другой стороны, разработка европейских требований к системам электронного документооборота MoReq2 показала, что уровень российских специалистов достаточно высок и им есть чем поделиться с европейскими коллегами.
В заключение я хотела бы подчеркнуть: стандарты в области управления документами по-прежнему необходимы, и самое главное заключается в том, что они помогают нам догонять мировых лидеров в деле построения электронного правительства и информационного общества.