Основы делопроизводства

Деятельность любой организации, учреждения, предприятия начинается с приемной. Именно в ней принимают, первично обрабатывают документы, из нее же их и отправляют. Ведется регистрация входящих документов и передается ответная исходящая документация. В настоящее время, когда возросли объемы используемой в управлении информации, роль правильно организованного делопроизводства существенно увеличивается.
Именно от упорядоченности в документации и своевременной ее обработки зависит производительность и эффективность работы организации, а иногда, и ее репутация.
Рассортировать почту, обработать весь поток документов, зарегистрировать и приготовить пакет на рассмотрение руководителю, передать для выполнения исполнителям, именно такие задачи возникают при приемке документации. А после, выполненная документация возвращается. Она также проходит процедуру регистрации.
Но, что особенно важно, такая процедура должна проходить оперативно, без задержек и ошибок.
Поэтому правильно организовать документооборот и сократить время в пути к адресату или к исполнителю корреспонденции является первостепенной задачей любого учреждения, организации и предприятия.
Цель работы – изучить основные требования к организации документооборота и правила его учета в современных организациях.
Для достижения цели работы были поставлены следующие задачи:
- рассмотреть порядок организации документооборота в организации;
- определить особенности организации учета документов в организации.
Среди методов, которые были использованы для написания реферата можно выделить: реферативный поиск публикаций по заявленной теме, изучение учебной литературы.

Таким образом, по результатом проведенного в работе исследования, можем сделать следующие выводы:
Документооборот - это движение служебных документов в учреждении от времени их создания или получения до времени завершения исполнения или отправки.
Основное требование к организации документооборота заключается в том, что прохождение документов на предприятии должно быть оперативным и осуществляться с минимальными затратами времени и труда.
Рациональная организация документооборота на предприятии предусматривает:
- прямоточное движение документов (т.е. документы должны проходить кратчайшим способом, без лишних перемещений);
- сокращение инстанций, в которые попадают документы на пути к выполнению (в частности при рассмотрении, регистрации, согласования и т.п.);
- однократность технологических операций по обработке документов;
- рациональное расположение в заведении структурных подразделений и рабочих мест.
Учет объема документооборота на предприятии осуществляется для получения данных для:
- расчета штатной численности делопроизводственного персонала;
- определение степени загруженности работой с документами делопроизводственного персонала предприятия, а также отдельных работников в структурных подразделениях;
- расчета эффективности применения на предприятии системы электронного документооборота или определение потребности внедрения этой системы, если раньше ее не было внедрено.
Объем документооборота на предприятии определяется с учетом всех документопотоков за определенный период деятельности этого предприятия, обычно за год.