Моделирование и анализ процессов внутреннего документооборота.

Автоматизация бизнес-процессов внутреннего документооборота является актуальной темой в связи с тем, что позволяет решать такие задачи, как повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Электронный документооборот обеспечивает организацию и контроль всех деловых процессов.
Прямым решением проблем такого типа является внедрение системы электронного документооборота (далее СЭД), которая будет настроена под конкретное. Разумеется, помимо решения вышеперечисленных проблем, система включает в себя огромное количество полезных функций, которые будут рассмотрены в работе.
Данная работа имеет практическое применение, которое заключается во внедрении СЭД в Осколковской средней общеобразовательной школе.
Объектом исследования являются процессы внутреннего документооборота.
Предметом исследования является процесс «Управление организационно-распорядительной документацией»
Цель работы заключается в моделировании и анализе процессов внутреннего документооборота.
Помимо перехода с бумажного документооборота на электронный документооборот, улучшение работы также будет происходить за счет усовершенствования его бизнес-процессов и, как следствие, грамотно спроектированной схемы документооборота, что позволит сократить время полного прохождения документа по всему маршруту.
 

В ходе работы был проведен анализ внутреннего документооборота, проведены рабочие встречи и интервью с руководителями и специалистами служб Канцелярии и Управления делами.
Была построена модель AS IS, отражающая процессы внутреннего документооборота компании, а именно процесс прохождения организационно-распорядительной документации по маршруту. На основе модели AS IS были выявлены слабые стороны и особенности внутреннего документооборота:
• отсутствие единой базы по подразделениям;
• процессы в подразделениях выполняются фрагментарно;
• такие процессы как регистрация и контроль исполнения осуществляются не всегда и не во всех подразделениях;
Были сформированы предложения по оптимизации процесса в рамках системы электронного документооборота Directum – функциональные и организационно-технические.
Как результат, была построена диаграмма TO BE с учетом всех особенностей и возможностей системы. Результатом проделанной работы является UML диаграмма активности, на основе которой будет спроектирован Типовой маршрут в СЭД для внедрения продукта на. Данный продукт позволит сократить издержки, а также повысит эффективность работы сотрудников.